Les procédures opérationnelles standard sont essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise. Cela garantit que les employés abordent les tâches standard de la même manière et que l'entreprise est cohérente et précise. En outre, les procédures d'utilisation standard garantissent que les employés effectuent leur travail correctement et en toute sécurité. Des compétences en communication sont nécessaires pour mettre en œuvre efficacement les procédures opérationnelles standard. La taille de votre entreprise et les procédures que vous souhaitez mettre en œuvre détermineront la manière dont vous les communiquerez à vos employés.
Évaluez le public cible pour ces procédures d'exploitation. Si les procédures s'appliquent à un petit groupe de personnes, une réunion de groupe fonctionne mieux. s’ils s’appliquent à l’ensemble de la société et qu’il s’agit d’une grande entreprise, un courrier électronique ou un bulletin de masse peut faire passer le message plus rapidement. Vous pouvez également organiser une réunion avec les chefs de département et les responsables et les informer des nouvelles procédures. Leur demander d’informer leurs groupes et leurs départements des nouvelles procédures.
Soyez concis. Expliquez quelles sont les nouvelles procédures d’exploitation et en quoi elles diffèrent des anciennes. Expliquez le but de la mise en œuvre de nouvelles procédures. Décrivez comment les nouvelles procédures amélioreront l’activité et affecteront les employés. Par exemple, cela peut prendre plus de temps ou avoir une incidence sur la manière dont ils effectuent leur travail.
Organisez des séances de formation ou des séances individuelles si les procédures sont compliquées. Cela vaut la peine de prendre le temps de s’assurer que tout le monde comprend parfaitement les nouvelles procédures.
Dites aux employés comment suivre les procédures, ne demandez pas. Dites-leur que vous ou d'autres responsables surveillerez leur capacité à mettre en œuvre les procédures. Donnez-leur des incitations pour s'attaquer aux nouvelles procédures en leur rappelant que les nouvelles procédures amélioreront leur capacité à faire leur travail.
Demandez des commentaires sur les nouvelles procédures. Souvent, des procédures sont mises en œuvre pour améliorer un aspect du fonctionnement. Personne ne connaît mieux les avantages et les inconvénients de la procédure que ceux qui l'utilisent directement. Obtenez leurs commentaires pour s'assurer que la procédure est efficace.
Rendre les instructions accessibles. Publiez les procédures sur le Web interne, envoyez des rappels par courrier électronique et fournissez une copie papier aux employés.
