Selon le document de l’Environmental Protection Agency (EPA) des États-Unis intitulé "Conseils pour la préparation de procédures opératoires normalisées (SOP)", "l’élaboration et l’utilisation de procédures opératoires normalisées font partie intégrante d’un système qualité performant dans la mesure où il fournit aux individus les informations nécessaires à l’exécution des tâches". correctement et facilite la cohérence dans la qualité et l'intégrité d'un produit ou d'un résultat final. " Par conséquent, la préparation appropriée des SOP est essentielle pour jeter les bases de la mise en place de processus cohérents. En suivant quelques étapes générales, vous pouvez préparer des SOP pour une utilisation au sein de votre organisation.
Identifiez les procédures ou processus de votre organisation qui requièrent une documentation pour pouvoir être exécutés de manière cohérente et les personnes les plus qualifiées pour créer la SOP associée. Une approche d'équipe peut être utilisée pour identifier le besoin d'une SOP et pour l'écrire.
Déterminez un système de numérotation pour assurer un contrôle adéquat de la documentation de vos SOP. Le système de numérotation doit être suffisamment souple pour permettre un nombre quelconque de SOP et un nombre quelconque de révisions pour les SOP individuelles. Demandez à vous-même ou à une personne chargée du contrôle des documents de maintenir la liste principale de sorte qu'aucun numéro en double ne soit utilisé.
Développer un modèle de SOP que toutes les SOP organisationnelles suivront à l'aide d'un logiciel de traitement de texte. Pour les procédures administratives ou programmatiques, le modèle doit contenir au minimum une page de titre, des procédures (y compris objectif, champ d'application, résumé, définitions, qualifications du personnel, procédure elle-même, listes de contrôle et gestion des enregistrements), contrôle de la qualité et références. Pour les procédures techniques ou de laboratoire, le modèle doit contenir, au minimum, toutes les sections des procédures administratives normalisées décrites ci-dessus, en plus des informations de sécurité, des avertissements, des interférences, du matériel et des fournitures dans la section des procédures.
Rédigez une procédure opératoire standard expliquant comment rédiger des procédures opératoires standard pour votre organisation, étrangement appelée «SOP sur les SOP». Utilisez le modèle développé et indiquez vos attentes quant à la manière de préparer toutes les SOP, par exemple, qui identifie le besoin, qui attribue le numéro, quel format utiliser et les attentes à inclure dans chaque section.
Préparez le reste de vos SOP selon la méthode indiquée dans la SOP, en apportant des modifications mineures pour améliorer le processus de préparation en termes de temps et de qualité des documents résultants.
Conseils
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Regardez autant d'exemples de SOP que possible avant de préparer le vôtre.
Attention
Assurez-vous que votre modèle de SOP est définitif avant de le publier. Toute modification signifie que vous devez réviser chaque SOP rédigée à l'aide de ce modèle.
