Une enquête mondiale sur la masse salariale menée en 2013 par Ernst and Young a révélé que 12% des répondants externalisaient leur masse salariale à un seul fournisseur. Environ 28% utilisaient un système de paie interne complet et 60% appliquaient un modèle hybride, externalisant uniquement des aspects spécifiques de leur masse salariale et complétant le reste en interne. Un service de paie peut être une entreprise rentable si vous prenez la bonne approche.
Modèle d'affaires
Certaines entreprises de paie ne fournissent des services qu'à des types de clients spécifiques, tandis que d'autres s'adressent à tous les types d'entreprises. Examinez de manière réaliste vos qualifications et vos ressources, puis choisissez votre modèle commercial de paie. Par exemple, vous pouvez cibler uniquement les restaurants, les entreprises de construction ou les petits bureaux. Si vous souhaitez servir de grandes entreprises, telles que celles comptant plus de 1 000 employés, vous devrez peut-être exécuter des tâches complexes, notamment le traitement multi-états, plusieurs retenues sur salaire, la saisie-arrêt de salaire et le traitement des avantages. Une petite entreprise est plus susceptible de recevoir un seul jour de paie, hebdomadaire ou toutes les deux semaines, et tous ses employés dans un État. À moins que vous ayez déjà fait appel à une grande entreprise et que vous disposiez d'un soutien administratif approprié, vous aurez probablement du mal à débarquer de tels clients. Puisque vous débutez, il peut être préférable de cibler des clients plus petits.
Stratégies pour choisir les clients
En choisissant soigneusement vos clients, vous éviterez les clients difficiles et incompatibles. Ne soyez pas tenté d’accepter tous les clients potentiels qui viennent à vous simplement parce que vous venez de commencer. Évaluez soigneusement les clients potentiels et faites attention aux signes avant-coureurs. Par exemple, n'acceptez que les clients dont l'adresse professionnelle est vérifiable et faites attention aux nouveaux clients qui demandent le dépôt direct le lendemain. Dans ce dernier cas, demandez au client de vous envoyer les fonds de paie avant d'effectuer la transaction de dépôt direct. Essayez d’atteindre des clients dont la masse salariale est stable au lieu de clients uniques.
Structure de tarification et de services
Créez une liste de prix et de services structurée à des fins de marketing et d’information. Les services peuvent inclure le dépôt direct, les chèques sans provision, les retenues sur salaire, les saisies de salaire, le suivi des congés payés, les contributions de l'employeur, les rapports et rappels de paie, le libre-service des employés et l'accès mobile. Recherchez les prix facturés par vos concurrents et rendez votre liste de prix compétitive. Par exemple, vous pouvez proposer un traitement de chèque de paie, un dépôt direct, un accès en ligne pour les employeurs et les employés, ainsi que des déclarations fiscales standard moyennant des frais mensuels fixes. Les services complémentaires, tels que le traitement W-2 et l'émission de chèques de paie urgents, entraîneraient des coûts distincts. Examinez la fréquence de paie du client, le nombre d’employés et la complexité de la masse salariale lors de l’établissement des prix. Envisagez d'offrir des incitations, telles que des essais gratuits et des réductions. Investissez dans un logiciel de paie prenant en charge vos services.
Considérations légales
Lorsque vous obtenez de nouveaux clients, les détails de chaque contrat doivent être spécifiques au client. Par exemple, le contrat doit indiquer la fréquence à laquelle vous utiliserez la paie, les services que vous fournirez, toutes les tâches dont le client sera le seul responsable, les coûts associés et la manière dont les erreurs de paie seront traitées. Par exemple, l’Internal Revenue Service considère que l’employeur est responsable des erreurs de taxe sur la masse salariale commises par un tiers, mais certains États tiennent le fournisseur de services de paie responsable. Le cas échéant, enregistrez votre entreprise auprès de l'organisme gouvernemental local ou local et obtenez un numéro d'identification d'employeur auprès de l'Internal Revenue Service. Par exemple, en Arizona, vous ne répondez pas à la définition d'une entreprise de services de paie si vos clients paient et déposent leurs propres taxes.
