JISC InfoNet décrit la gestion des enregistrements comme la gestion systématique de tous les enregistrements ainsi que des informations ou des données qu’ils contiennent. Dans le passé, ces enregistrements étaient stockés sur papier et chaque grande organisation disposait d'un registre, parfois géré par une armée de commis. Aujourd'hui, les systèmes de gestion des documents électroniques ont pris le relais. Les systèmes de gestion des enregistrements manuels et électroniques présentent des avantages et des inconvénients évidents.
Récupération et partage de données
L'une des principales raisons pour lesquelles de nombreuses organisations ont abandonné le papier est la facilité avec laquelle un système électronique permet la récupération et le partage d'informations. Lorsque les données sont conservées sur papier et stockées dans un registre, leur récupération pose un défi. De plus, les informations ne peuvent être utilisées que par une seule personne à la fois. Bien que les systèmes électroniques résolvent ce problème, ils posent également d’autres problèmes.
Coût de l'équipement et risque d'obsolescence
Lorsqu'une organisation se lance dans le sans papier, il existe d'énormes quantités de données sur papier qui doivent être numérisées et stockées sous un format numérique. Le matériel et les logiciels nécessaires à cet exercice coûtent beaucoup d’argent. Mis à part les coûts initiaux, un inconvénient majeur des systèmes électroniques est que le matériel et les logiciels deviennent obsolètes en un temps relativement court. Le matériel peut nécessiter des changements en 18 mois à peine, tandis que les logiciels changent tous les 2-3 ans.
Les systèmes électroniques et la question des personnes
La mise en place d'un système de gestion des enregistrements électroniques nécessite un changement d'attitude des employés. Tout changement radical dans une organisation est considéré avec scepticisme par de nombreux employés qui ne savent pas comment de tels changements les affecteront. Lorsque les anciennes méthodes d’organisation des fichiers sont remplacées par de nouvelles, l’employé ressent une perte de contrôle qui doit être corrigée par des assurances de la part de l’employeur - et appuyé par le succès du système mis en place.
Sécurité et autres problèmes
Le partage d'informations accru qu'un système de gestion des enregistrements électroniques rend possible pose le problème de la sécurité. Si des mesures adéquates ne sont pas mises en place, il est possible que des informations confidentielles de l'entreprise se retrouvent entre de mauvaises mains. En outre, la gestion des enregistrements peut devenir un problème lorsque le système est encombré d’enregistrements inutiles (tels que des copies de documents). Il n'est pas rare de trouver des situations dans lesquelles une quantité importante de documents détenus est en fait du courrier indésirable.
