Beaucoup de gens s'émurent en apprenant qu'ils doivent assister à une réunion de travail. Ils ont peur que ce soit une perte de temps qui commence en retard et n'aboutisse à rien ou qu'il soit dominé par une ou deux personnes. Ces problèmes courants peuvent être évités en utilisant l’étiquette de réunion appropriée. Les règles d’étiquette vous permettent d’organiser la réunion plus efficacement et d’assurer sa productivité.
Ordre du jour
Créez un ordre du jour avant la réunion et distribuez-le à toutes les personnes invitées. Cela permettra aux gens de décider s’ils doivent vraiment être présents à la réunion. Sinon, quelqu'un pourrait se présenter et découvrir que l'ordre du jour n'est pas vraiment pertinent pour elle. L'ordre du jour est également une pierre de touche neutre pour que la réunion reste concentrée. Si la discussion commence à s’égarer, vous pouvez dire quelque chose comme: «Selon l’ordre du jour, nous devrions parler de ce dont nous avons besoin pour le lancement du nouveau produit. Revenons à ce sujet."
Programme
Prévoyez suffisamment de temps pour la réunion afin de vous permettre d’exécuter les points de l’ordre du jour sans demander aux participants de s’engager trop dans le temps. Commencez la réunion rapidement pour récompenser les personnes qui se sont présentées à l'heure. Si vous prenez l’habitude de commencer tard, cela récompensera les personnes qui se présentent habituellement quelques minutes après l’heure de départ indiquée. Si vous êtes réputé pour commencer à l'heure exacte, les gens apprendront à se présenter au bon moment pour éviter l'inconfort de rentrer une fois la réunion commencée.
Terminez la réunion à l’heure indiquée. Cela témoigne du respect des emplois du temps des autres personnes, car certains de vos participants peuvent avoir pris d'autres engagements après la réunion. S'il y a des affaires en suspens, planifiez une autre réunion
Participation
Encouragez toutes les personnes présentes dans la salle à participer et veillez à ce que votre environnement soit sécurisé. Les gens peuvent avoir peur de parler s'ils croient qu'un ou deux collègues dominants vont immédiatement les abattre. Mettez en œuvre une règle de "Une seule personne à la fois" et appliquez-la strictement. Si quelqu'un essaie de l'interrompre, dites: "C'est le moment de parler à Sherry. N'oubliez pas, nous avons tous convenu que personne ne l'interromprait quand quelqu'un d'autre parlait." Si certains participants hésitent encore à donner leur avis, essayez une méthode comme faire le tour de la salle pour obtenir les commentaires de chacun sur le sujet à traiter. Ainsi, une personne timide n'aura plus à s'inquiéter de trouver le bon moment pour prendre la parole.
Conclusion
À la fin de la réunion, résumez ce qui a été discuté et toutes les décisions qui ont été prises. Reconfirmez tous les éléments d'action, les personnes qui sont censés les gérer et les délais. Cela donne aux participants une chance de s'exprimer s'ils ne sont pas d'accord avec le résumé. Si tout le monde est sur la même page, utilisez le résumé pour créer des notes de réunion et envoyez-les rapidement. Ils ne devraient pas sortir au plus tard le lendemain de la réunion.
