Lorsque vous délocalisez votre entreprise, il est important d'informer vos clients, vos fournisseurs et vos collaborateurs lorsque vous déménagez et pourquoi. En écrivant une lettre de délocalisation d'entreprise, vous prenez le temps de renforcer vos contacts professionnels et votre clientèle, et de veiller à ce que la transition se passe le mieux possible.
Informez vos clients de votre déménagement
Faites une liste complète de toutes les personnes qui seront touchées par la délocalisation de votre entreprise. Cela inclura votre clientèle, vos fournisseurs, vos institutions de crédit et bancaires, vos sociétés de cartes de crédit, vos entreprises de services publics, vos annonceurs et toutes les agences fédérales, régionales ou locales chargées de la réglementation de la fiscalité du commerce et des entreprises.
Ecrivez un type de lettre différent pour chaque groupe de contacts afin de le rendre un peu plus personnalisé. Par exemple, votre lettre à votre clientèle devrait refléter votre engagement à conserver leurs activités dans le futur. La lettre aux agences gouvernementales, en revanche, devrait être plus formelle et pertinente.
Incluez dans la lettre toutes les informations pertinentes concernant votre déménagement, telles que votre ancienne adresse, votre nouvelle adresse, votre nouveau numéro de téléphone et la date d'effet. Vous voudrez peut-être inclure une carte simple, mais claire, vers votre nouvel emplacement, en particulier pour votre clientèle.
Publiez une copie de la lettre de relocalisation de votre entreprise sur la page d'accueil de votre site Web, le cas échéant, notamment si vous vendez des produits et des services sur Internet. Ce sera un moyen facile, efficace et économique d’informer le plus grand nombre de personnes possible de votre déménagement.
Louez un service de relocalisation d'entreprise pour vous aider à rédiger la lettre. Ces services sont spécialisés dans le traitement de tous les détails d’un déménagement d’entreprise ou d’entreprise et vous permettront de dresser une liste de diffusion précise. Pour une somme modique, ils créeront la lettre, l’imprimeront et l’enverront même pour vous, frais de port compris.
Rédigez et envoyez votre lettre de relocalisation au moins 3 semaines avant votre déménagement. Cela donnera à chacun suffisamment de temps pour procéder aux ajustements et garantir une interruption minimale des opérations de votre entreprise.
Conseils
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Même si votre numéro de téléphone reste le même, affichez-le en évidence dans votre lettre de déménagement.
Une annonce dans un bulletin d’information est un excellent moyen d’informer tout le monde de la délocalisation de votre entreprise. Bien que cela ne prenne pas la place d’écrire des lettres ou des courriers électroniques individuels à chacun de vos contacts professionnels, cela peut aider à éviter que quiconque ne se "perde à la volée".
