Lorsque votre entreprise déménage dans de nouveaux locaux, il est important de veiller à ce que tous vos contacts, clients et fournisseurs soient informés de la modification. Ne pas alerter les contacts de relocalisation peut avoir des effets néfastes sur votre entreprise. Une simple lettre ou déclaration sur un site Web réduira les risques de confusion entre vos contacts professionnels.
Compilez une liste de tous les contacts professionnels concernés par le déménagement. Vous souhaiterez peut-être organiser chaque contact dans un groupe différent, tel que les clients, les annonceurs, la poste, d'autres agences fédérales et d'État et les fournisseurs. La création de différentes catégories vous permettra d’informer chaque groupe de la manière appropriée.
Écrivez à chaque groupe des lettres contenant des informations importantes sur la réinstallation, telles que l'adresse actuelle et nouvelle, les nouveaux numéros de téléphone et la date de votre déménagement. Vous devez également inclure des instructions écrites ou une carte simple pour que chaque groupe comprenne où trouver votre nouvel emplacement. Gardez la lettre concise pour que vos contacts sachent pourquoi vous déménagez et tous les autres aspects de votre déménagement qui pourraient avoir une incidence sur les affaires.
Envoyez une copie de votre lettre de déménagement sur le site Web de la société après avoir envoyé les copies papier par courrier aux contacts professionnels. Cela garantit que davantage de personnes et d'entreprises sauront que votre entreprise a été délocalisée, en particulier des clients potentiels et d'autres contacts professionnels. Vous pouvez également souhaiter envoyer un courrier électronique en masse à chacun de vos contacts professionnels pour vous assurer que le message parvient à ceux qui ne visitent pas votre site Web.
Conseils
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Envoyez la lettre au moins deux semaines avant votre déménagement pour éviter toute confusion.
