La gestion du changement se concentre sur les changements auxquels les membres d'une organisation sont confrontés au cours d'une transition liée à l'entreprise. Pour que la gestion du changement se déroule sans heurts, des outils, des processus et des plans doivent être en place pour atténuer les préoccupations éventuelles et les problèmes anticipés. Un plan de projet de gestion du changement est essentiel. Sans plan visant à aider les employés à passer à leurs nouveaux rôles, les employés se sentiront confus et non préparés, et l'ensemble des activités pourrait potentiellement être affecté.
Nommer une équipe de gestion du changement. Cela peut inclure des membres de votre organisation ou des consultants externes familiarisés avec le processus de gestion du changement. Au minimum, cette équipe doit comprendre une personne familiarisée avec tous les domaines de votre organisation, ainsi qu'un expert en gestion du changement. Cette équipe doit être prête à expliquer les changements souhaités dans l'organisation, à atténuer les problèmes survenant pendant la transition et à déterminer le succès de la transition une fois le changement terminé.
Analysez le plan défini par votre société pour passer de la structure organisationnelle actuelle à la structure organisationnelle planifiée. Décidez combien d'étapes sont nécessaires. Souvent, une entreprise ne peut pas aller directement d’une structure organisationnelle à une autre; le plan doit être mis en œuvre étape par étape.
Par exemple, votre entreprise souhaite passer d'une organisation divisée par région à une organisation divisée par département.À ce stade, chaque bureau local gère ses propres activités de marketing, de vente et de fabrication. L'objectif de la société est de la diviser en trois départements complets et intégrés: le marketing, les ventes et la fabrication. L'entreprise peut commencer par intégrer le marketing, puis les ventes et la fabrication. Cette transition progressive est moins risquée et moins pénible que la transition simultanée des trois ministères.
Créer un plan de communication complet. Déterminez comment tous les employés de l'entreprise peuvent être informés des modifications à venir. Sans communication adéquate, les employés risquent de ne pas être informés du changement et de ne pas effectuer la transition correctement, au besoin.
Créez un calendrier des principaux changements qui se produiront au cours du processus de gestion des modifications. Cela doit être détaillé et inclure des détails grands et petits. La chronologie doit inclure des éléments tels que:
- Communiquer les changements souhaités avec l'organisation
- Rencontrer les membres de l'équipe marketing pour expliquer comment leurs responsabilités vont changer
- Concevoir et installer le nouvel agencement de bureau pour les employés du marketing
- Employés du marketing de transition vers leurs nouveaux lieux de travail (période de 3 jours)
- Rencontrez les employés du marketing pour répondre à vos questions
- Tenir des téléconférences hebdomadaires pour discuter des problèmes éventuels.
Énumérer les préoccupations et problèmes potentiels pouvant survenir au cours du processus de changement. Cela inclut l'insatisfaction des employés, la confusion des employés et l'arrêt des processus de travail quotidiens. Créez un plan d'urgence pour chaque revers potentiel.
Compilez toutes les informations de gestion du changement dans un rapport à présenter à l'équipe de direction de votre entreprise. Préparez-vous aux questions ou suggestions de changements de la part de l'équipe de gestion. Préparez-vous à défendre vos suggestions et acceptez le fait que tous vos plans de gestion du changement peuvent ne pas être acceptés par la direction. Lorsque des modifications sont nécessaires, modifiez le plan de projet de gestion des modifications pour incorporer toutes les révisions.
Discutez des changements à venir avec chaque équipe de direction locale au sein de l'organisation après l'obtention de l'approbation de la haute direction, mais avant la mise en œuvre officielle des changements. Présentez à chaque responsable un rapport sur les changements qui affecteront son département afin qu'il puisse expliquer les changements à son équipe. Demandez à chaque responsable de signaler toutes les préoccupations potentielles qui ont peut-être été négligées afin de pouvoir les résoudre, et le plan de gestion du changement peut être ajusté ou modifié si nécessaire.
Conseils
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Soyez prêt à modifier votre plan de gestion des modifications. Des problèmes sont susceptibles de se produire notamment lors d’un changement organisationnel majeur. Assurez-vous de disposer d'un plan d'urgence pour tous les changements à haut risque.
Attention
Ne vous précipitez pas un changement. Bien que le changement puisse bénéficier grandement à l'organisation, le faire trop rapidement peut intimider et dérouter les employés et les autres parties prenantes.
