La rationalisation d'un processus d'approvisionnement nécessite la création d'étapes d'achat spécifiques afin de minimiser le délai entre le moment où une personne demande un article et celui où il le reçoit. En fonction de votre processus d’achat actuel, vous pouvez rationaliser votre système en modifiant les personnes impliquées, en accordant davantage de pouvoirs d’achat et en établissant des règles spécifiques pour les fournisseurs.
Identifier les faiblesses
La première étape de la rationalisation de votre processus d’approvisionnement consiste à déterminer pourquoi vous souhaitez le faire. Vous pourriez être des dépenses excessives. Vos employés risquent d’être moins productifs car ils doivent attendre le matériel dont ils ont besoin. Vos clients risquent d’être mécontents, car vous ne pouvez pas obtenir le matériel assez rapidement pour répondre aux commandes. Vos formulaires ou même le manque de paperasse efficace peuvent être à l'origine de goulots d'étranglement. Une fois que vous savez quels sont vos problèmes d’achat, vous pouvez examiner votre processus pour voir ce qui pourrait causer le problème.
Centraliser ou décentraliser
Une façon de rationaliser votre processus d’achat consiste à le centraliser avec une seule personne ou un seul service. Au lieu de demander à un membre du personnel de s’adresser à son chef de service, qui s’adresse ensuite au chef de l’exploitation, qui s’adresse ensuite au responsable des finances, permet aux employés de soumettre leurs demandes directement à un agent des achats. Cela peut réduire le temps nécessaire pour faire approuver vos achats, car une personne est responsable du calendrier.
Si vous avez déjà ce type de processus d’achat centralisé, cela pourrait être votre problème. Cela peut se produire lorsque l’acheteur est submergé par les demandes qu’il doit effectuer. Si tel est le cas, envisagez de faire approuver d'abord les achats par les chefs de département, qu'ils soumettront ensuite au service des finances. Pour tirer le meilleur parti de ce type de système, définissez une date d'échéance pour tous vos formulaires afin que toutes les personnes concernées sachent quand une commande est due et sachent qu'elles seront tenues pour responsables.
Augmenter le pouvoir d'achat
Une autre méthode de rationalisation des achats consiste à donner à davantage d'employés le pouvoir d'effectuer des achats. Cela peut entraîner des dépenses excessives si vous ne définissez pas de paramètres spécifiques, tels que les biens et services qu'un employé peut acheter, un plafond sur le montant des achats qu'il peut acheter et les fournisseurs qu'il peut utiliser. Envisagez de donner aux employés le pouvoir d'effectuer de plus petits achats, en particulier ceux qui sont habituellement approuvés, tels que les fournitures de bureau. Si vous pouvez contrôler l'utilisation de la carte de crédit par des employés individuels, émettez des cartes aux membres du personnel ayant le pouvoir d'achat, ce qui leur permettra d'effectuer des achats en ligne, par téléphone ou par téléphone sans avoir à demander un chèque ou une carte de crédit au service de la comptabilité. Créez des règles d’entreprise strictes pour l’utilisation des cartes de crédit d’entreprise.
Pré-approuver les vendeurs
Si les membres du personnel doivent rechercher et confirmer les fournisseurs chaque fois qu'ils effectuent un achat, créez une liste des fournisseurs approuvés qu'ils peuvent utiliser. Cela vous permet de travailler avec des fournisseurs que vous connaissez et peut créer des achats en volume pouvant entraîner des remises aux fournisseurs. Configurez un système d’achat avec des fournisseurs approuvés afin qu’ils n’aient pas à établir de rapport de crédit chaque fois qu’un employé effectue un achat. Donnez aux fournisseurs une liste des employés pouvant effectuer des achats ou utilisez le code d'achat de l'entreprise que vous donnez à certains employés. Un formulaire de demande de proposition ou un modèle que vos employés peuvent utiliser lorsqu'ils ont besoin de plusieurs offres pour un travail simplifiera le processus en éliminant la nécessité pour les membres du personnel de créer des documents d'appel d'offres.
Améliorer la planification des achats
Si vous savez à l'avance que vous devez acheter des biens et des fournitures spécifiques, programmez-les bien tôt dans votre entreprise pendant les périodes creuses. Cela peut aider à réduire les achats perdus dans un océan de paperasse, nécessitant des demandes de renseignements au niveau du service et des demandes accélérées. Demandez aux responsables de votre service de soumettre des demandes d’achat trimestrielles, y compris les dates de livraison, et demandez à votre agent des achats de créer un calendrier pour les achats.
