Le fait de permettre aux employés d’acheter sans que les directives en vigueur ne soient en place peut augmenter les coûts et réduire les marges bénéficiaires. L'achat judicieux commence par l'achat de la quantité et de la qualité d'articles au meilleur prix, puis par la création d'une procédure permettant de contrôler le processus d'achat. L'utilisation d'un budget et la mise en place d'un processus d'examen standard peuvent révéler les tendances du marché à exploiter et des structures de tarification qui pourraient autrement être négligées.
Préparation
Rédigez une liste décrivant tous les matériaux et articles que l'entreprise doit acheter. Regroupez les éléments similaires et attribuez à chaque groupe une rubrique appropriée. Par exemple, des articles tels que des stylos, des blocs-notes légaux et du papier à copier entreraient tous dans la rubrique "Fournitures de bureau". Le café, le thé, les tasses et les cuillères en plastique peuvent tous figurer sous «Fournitures de cuisine». Des articles tels que des classeurs, des DVD et des boîtiers de DVD peuvent passer sous la rubrique «Emballage».
Identifiez tous les départements ou zones de l'entreprise qui achèteront des fournitures et documentez les groupes d'articles achetés dans chaque zone. Par exemple, le service marketing peut acheter à partir des rubriques "Emballage" et "Fournitures de bureau". Le personnel administratif est peut-être le seul à acheter des «Fournitures de cuisine», mais achètera également des «Fournitures de bureau».
Planifiez un budget d'achat pour chaque département en utilisant le budget annuel de l'entreprise comme point de départ. Établissez un budget mensuel pour les achats de chaque service - cela peut impliquer la participation de chaque responsable de service pour l'approbation finale.
Recueillez des informations sur le fournisseur, telles que le nom de l'entreprise, l'adresse, les numéros de téléphone, la personne à contacter et le numéro de compte de votre entreprise. Liez chaque article acheté à un ou plusieurs vendeurs particuliers. Il est sage de disposer d'une liste de fournisseurs de trois articles pour chaque article. Ainsi, en cas de rupture de stock du fournisseur préféré, vous pourrez vous adresser à des fournisseurs de secours. Avoir plusieurs fournisseurs à acheter évite les retards dans les commandes. Cela est particulièrement important dans les entreprises où des pièces ou d’autres articles doivent être commandés et reçus à temps pour respecter les délais.
Établissez des relations avec les fournisseurs pour négocier les remises sur les prix et gérer les commandes spéciales. Un représentant des ventes désigné au sein d'une société de vente peut traiter et accélérer les commandes urgentes ou les délais de fabrication courts.
Procédures d'écriture
Rédigez un processus étape par étape pour chaque département à suivre lors de vos achats. Déterminez comment un achat sera demandé, autorisé, commandé, reçu, livré et payé. Envisager la mise en place de plafonds d’achat pour les différents niveaux d’employés et de personnel. Incluez des procédures pour les achats ponctuels, les options de paiement et les achats pouvant nécessiter une réponse d'autres départements. Par exemple, l'achat de nouveaux ordinateurs par le service administratif nécessite l'intervention du service informatique pour l'achat d'éléments d'installation, tels que des câbles, des modems et des routeurs.
Formulez un processus étape par étape pour gérer les écritures dans le processus d'achat. Selon les besoins de l’entreprise, un processus d’achat électronique au lieu d’un processus papier peut s’avérer nécessaire.
Concevez les formulaires requis pour chaque achat ou achetez les formulaires d’accord standard auprès d’un fournisseur de fournitures de bureau. Les formulaires peuvent inclure un formulaire de demande d'achat avec une marge de manœuvre pour l'autorisation, un formulaire de commande à envoyer au fournisseur, un formulaire de réception des articles dans un entrepôt principal et un autre qui reconnaît la livraison au service demandeur.
Concevoir un processus de gestion des réclamations et de la responsabilité, examiner les relations avec les fournisseurs et les structures de remise, contrôler les budgets d’achat et revoir et améliorer le processus d’achat. L'affinement et la modification du processus d'achat peuvent produire de meilleurs rendements s'ils sont abordés de manière méthodique. Les examens trimestriels et annuels pourraient améliorer les résultats de la société.
Créez un manuel de procédures d’achat décrivant un guide détaillé à suivre par le personnel. Le manuel doit indiquer clairement les étapes que chaque membre du personnel doit suivre pour demander, obtenir une autorisation et passer un bon de commande. Il devrait également identifier les personnes qui gèrent le processus et sont autorisées à approuver un achat, ainsi qu'une liste de fournisseurs approuvés et une liste de formulaires indiquant l'emplacement physique des formulaires ou leur emplacement sur le réseau informatique de l'entreprise.
