Après avoir lancé une demande de propositions, vous devez comparer toutes les propositions que vous recevez en fonction d’une évaluation minutieuse de chacune d’elles. Une entreprise compliquée, ce processus peut être rendu plus complexe si plusieurs personnes sont impliquées dans la décision. Une matrice peut vous aider à évaluer les propositions générées par votre demande de propositions.
Rassemblez toutes les propositions. Supprimez les noms des consultants et des sociétés partout où ils apparaissent. Au lieu de cela, numérotez chaque proposition. Cela fournira un raccourci utile pour faire référence à chaque proposition et éliminera tout biais lié à un consultant particulier. Placez ces nombres sous forme d’étiquettes dans les colonnes de la matrice, en haut.
Déterminez les critères pour évaluer les propositions. La DP avait probablement énuméré plusieurs éléments que les consultants devaient inclure dans leurs propositions, par exemple le budget et le calendrier. Listez ces critères dans les lignes de la matrice, en bas à gauche. Inclure tous les critères dans la DP sans exclusion; sinon, vous pourriez biaiser les résultats de l'évaluation.
Inclure des critères supplémentaires qu'il est utile de prendre en compte mais qui ne figuraient pas dans la demande de propositions. Par exemple, la qualité de la proposition en termes de rédaction et de mise en page pourrait indiquer la capacité de rédaction globale du consultant. Un autre critère possible pourrait être le type de feedback reçu des références. Veillez à ne pas ajouter de critères liés au contenu. Le consultant ne connaît pas ce critère lors de la rédaction de la proposition, vous ne pouvez donc pas en juger. Vos critères supplémentaires doivent être liés à la capacité et à la capacité du consultant de mener à bien les travaux.
Évaluez dans quelle mesure chaque proposition répond à chaque critère. Une échelle de 1 à 5 est souvent utile pour fournir un classement lorsque plusieurs examinateurs évaluent des propositions. Même si un critique 2 peut être un autre 3, ce processus de classement aidera à mettre en évidence les meilleures propositions. Quand il ne reste plus que quelques candidats, vous pouvez engager la conversation avec vos pairs sur la question de l’embauche.
