Il y a beaucoup de raisons d'avoir besoin d'un calendrier d'activités. Les nouveaux employés ont besoin d'un calendrier de formation et d'orientation. Les participants au séminaire ont besoin d'un itinéraire. Les campagnes publicitaires majeures nécessitent un calendrier organisé. Les horaires sont nécessaires pour les grands événements tels que les inaugurations politiques. Un programme d’activités mal conçu peut entraîner l’échec des événements, alors qu’un bon calendrier permet de garder les choses en douceur.
Articles dont vous aurez besoin
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Papier
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Crayon
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Calendrier
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Logiciel tableur (facultatif)
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Téléphone intelligent (facultatif)
Rassemblez vos matériaux. Assurez-vous de disposer d'une liste complète de chaque activité à inclure dans votre emploi du temps. Il est préférable de commencer avec un crayon et une feuille de papier en taille réelle, car il est plus facile de faire les ajustements de cette façon. Si votre événement se déroule sur plusieurs jours ou mois, veillez à avoir un calendrier à proximité.
Ecrire une ligne de temps de base. Si vous savez à quelle heure vous devez commencer et quand l'événement doit être terminé, commencez par ces heures.
Planifiez les activités qui doivent être effectuées à une heure donnée. Par exemple, si vous rencontrez un événement sur un campus universitaire et que vous utilisez leur cafétéria pour les repas, les horaires des repas seront fixés pour vous.
Programmez des activités difficiles le matin. La plupart des gens sont à leur maximum le matin, car ils viennent de se reposer une nuit complète. Toute activité nécessitant de la concentration ou de la créativité doit être effectuée avant midi. Les activités de brainstorming en particulier généreront plus de résultats le matin. Bien sûr, il y a des exceptions. Une minorité de personnes fonctionne mieux plus tard dans la journée. Mais dans l’ensemble, il vaut mieux planifier la norme.
Remplissez les activités restantes selon votre convenance. Programmez les activités qui se dérouleront les unes après les autres dans des lieux proches. Si des déplacements sont nécessaires, veillez à prévoir du temps pour cela dans votre emploi du temps.
Planifiez une activité amusante pour la fin de l'événement. Les participants apprécieront quelque chose d'amusant ne nécessitant pas beaucoup d'énergie et repartiront avec de bonnes impressions sur votre événement.
Conseils
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Avant d’établir votre horaire, parlez à toutes les personnes qui doivent être présentes à l’événement. Assurez-vous de planifier autour d'eux.
