Avoir un responsable hautement qualifié pour aider à gérer et à superviser tous les départements est un élément essentiel d’une entreprise prospère. Par exemple, un responsable est nécessaire pour gérer le service des achats. Si vous êtes ce responsable, vous devez comprendre exactement ce que le service des achats fait pour une entreprise. En un mot, le service des achats est responsable des achats d’entreprise, y compris du matériel, des fournitures et de tout ce qui est nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise. Le responsable doit superviser chaque aspect de cette fonction essentielle pour l’entreprise.
Tenir des registres détaillés. À des fins fiscales, les entreprises doivent suivre de très près toutes les dépenses et tous les articles achetés. Travaillez étroitement avec le service de la comptabilité de la société pour conserver des copies papier et électroniques de tous vos achats. Formez tous les employés de votre service sur votre méthode spécifique de conservation et de classement des documents.
Planifiez à l'avance. Quand il s'agit de faire des achats, le plus tôt sera le mieux. Affectez un employé ou un groupe d'employés spécifique à la réglementation de tout ce que votre service achète et déterminez le meilleur moment pour le réorganiser. Par exemple, vous et votre équipe pouvez décider que le meilleur moment pour réapprovisionner l'encre au bureau est lorsqu'il ne reste qu'une cartouche d'encre supplémentaire par imprimante dans la salle des fournitures.
Traiter les bons de commande raisonnables dès que possible. Une partie des employés de votre service devrait être responsable du traitement des bons de commande envoyés par d’autres départements. Par exemple, le service marketing peut avoir besoin d'un nouvel ordinateur commandé. Au moment où vous recevez le bon de commande, l'achat aura déjà été approuvé. Par conséquent, votre équipe peut se concentrer sur l'achat de l'article et le suivi de la dépense.
Faites preuve de jugement lors de la gestion du service des achats. L'une de vos tâches principales est le traitement des commandes d'achat. Cependant, vous devez également faire attention à ce que vous commandez. Dans certaines entreprises, les différents départements de l’immeuble peuvent demander des achats excessifs ou inutiles. Si vous remarquez ce type d’achat, vous devez en informer votre supérieur hiérarchique, le directeur financier, le propriétaire de l’entreprise ou le conseil d’administration, selon la hiérarchie de votre entreprise.
