Même si vous occupez votre poste depuis peu de temps, vous savez que garder des dossiers méticuleux, évaluer les pratiques d'achat en vigueur, rechercher de nouvelles relations avec les fournisseurs et s'assurer que vos systèmes d'exploitation sont conçus efficacement sont la clé d'un service des achats organisé.. Que vous veniez tout juste d’être amené à transformer une division existante de chaotique en une organisation, ou que vous souhaitiez simplement être certain que tout se déroule de manière efficace en peu de problèmes, cet article peut vous orienter dans la bonne direction.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur
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Logiciel
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Documents d'achat
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Manuel de politique
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Opération de stockage / inventaire vérifiée
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Système de sécurité (optionnel)
Commencez à vérifier les fichiers et les méthodes du service des achats pour évaluer le système actuel. Faites un suivi des articles commandés pour les employés ou les services et vérifiez les performances des fournisseurs autorisés. Rendez visite aux chefs de département pour discuter de leurs expériences d’achat précédentes. Obtenir des commentaires sur la manière d’améliorer les méthodes de traitement, de suivi et d’exécution du service.
Obtenez l’autorisation de rédiger un nouveau manuel de politique du service des achats en fonction des commentaires reçus des chefs de service s’il n’ya pas de guide en cours ou s’il est devenu évident que la version actuelle ne fonctionne pas. Rédigez, éditez et distribuez des brouillons aux décideurs pertinents. Envoyez des copies de la publication aux responsables afin qu'ils disposent d'un point de référence pour les futures demandes d'achat.
Documents d'audit utilisés par votre société pour effectuer les achats. Examinez la langue des commandes d'achat, révisez la documentation et les formulaires d'appel d'offres de votre société, évaluez les demandes de fournitures communales et les autres documents. Effectuez les modifications nécessaires pour accroître la sécurité et l'efficacité de la livraison des articles commandés.
Examiner et analyser le stock de fournitures de la société actuellement stocké sur ou hors site. Vérifiez tous les inventaires par rapport à la documentation existante. Signalez les excédents et les pénuries d'articles à demande constante, tels que les fournitures de bureau. Évaluez la manière dont les achats sont stockés et récupérés par les préparateurs et les emballeurs. Améliorez la manière dont ils sont entreposés pour réduire les inefficacités.
Évaluez les opérations de stockage, de préparation de commandes et d'emballage en cours, en particulier si le manque d'entretien a entraîné un vol, une perte de stock et des retards dans l'approvisionnement en fournitures des travailleurs dans les meilleurs délais. Enquêter sur l'opportunité d'installer un système de sécurité, s'il n'en existe pas déjà un, pour dissuader les criminels dans les zones de stockage.
Instituer un programme de contrôle de la qualité afin que les cueilleurs, les emballeurs, la comptabilité et les achats reçoivent tous des informations cruciales sur les envois de fournitures en même temps; d'autant plus que les informations concernent des commandes en souffrance, des grèves, des produits défectueux ou endommagés - circonstances imprévues pouvant affecter la réception et le décaissement des matériaux envoyés au service des achats.
Restez au courant des tendances du secteur pour apprendre de nouvelles techniques d'organisation des opérations du service des achats. Concevez un rapport d'étape afin que vous puissiez méthodiquement mettre à jour la gestion sur le statut des articles mis en commande afin que vous ne passiez pas la moitié de votre journée à répondre à la même question: «Quand puis-je m'attendre à recevoir les bloc-notes que j'ai commandés? en juillet?"
