Dans la plupart des organisations, le service des achats est essentiel car il représente un pourcentage élevé des dépenses totales de l’ensemble de l’organisation et lui permet de disposer des biens et des services dont elle a besoin pour fonctionner. Le coût des inefficacités et / ou des processus défectueux peut être très élevé, car ils auront un impact sur l'ensemble de l'organisation. De plus, la fonction d’achat peut être particulièrement vulnérable à la fraude car elle implique des décaissements en espèces. Les audits opérationnels du service des achats peuvent aider à éliminer le gaspillage, l’inefficacité et la fraude, ajoutant ainsi de la valeur au résultat net de l’organisation.
Adoptez une approche d’évaluation des risques pour les fonctions du service des achats au lieu d’essayer de vérifier toutes les fonctions sur une base annuelle. Identifiez les fonctions du service des achats et évaluez les risques associés à chacune d’elles. L’utilisation d’une évaluation des risques est cruciale car elle place les ressources limitées en audit interne dans les domaines où elles sont le plus nécessaires.
Évaluer la structure de contrôle interne du service des achats. Utilisez le cadre intégré du COSO pour l'évaluation. Ce modèle aidera à mettre les contrôles en perspective et à relier des contrôles spécifiques à des activités commerciales spécifiques.
Effectuez des tests sur les contrôles liés aux activités à risque élevé faisant l'objet de l'audit.Obtenez ou préparez des cartes de processus des contrôles en cours de test et effectuez un survol de chacun de ces contrôles pour vérifier leur fonctionnement. Sélectionnez un échantillon de données pour les activités commerciales auditées et testez leur conformité aux contrôles correspondants.
Analysez les résultats des tests de contrôle pour identifier les faiblesses ou les défaillances de contrôle. La direction doit être informée de ce type de situation afin que des mesures correctives puissent être prises dès que possible.
Effectuez des tests de corroboration sur les données détaillées des activités commerciales auditées. Ces tests devraient inclure des procédures analytiques ainsi que la documentation de la source de test. Étant donné que les services des achats qui initient des fraudes sur les décaissements en espèces constituent une préoccupation majeure, les auditeurs doivent rechercher des indicateurs de fraude et / ou des anomalies dans les données dans le cadre des procédures analytiques.
Organisez une conférence de sortie avec les responsables du service des achats. Fournissez une liste des résultats et des problèmes à résoudre, ainsi que des recommandations sur la façon de les résoudre. Si une fraude est découverte, elle doit être signalée à la direction supérieure en dehors du service des achats. Donnez aux responsables du service des achats la possibilité de présenter des informations et / ou des éléments de preuve supplémentaires susceptibles de modifier les résultats de l'audit, ainsi qu'un plan de mesures correctives permettant de résoudre les problèmes et conclusions de l'audit restants.
Rédigez le rapport d'audit au niveau approprié de la direction et / ou du conseil d'administration. Incluez le plan de mesures correctives des responsables du service des achats dans le rapport.
