Le traitement de la paie est une tâche multidimensionnelle qu'un employeur doit effectuer. L’employeur est tenu de respecter les normes de salaire et d’heures du département du Travail des États-Unis et les réglementations relatives aux impôts sur les salaires du Internal Revenue Service. En outre, il doit répondre aux exigences de la paie de l’État. Avoir une liste de contrôle de traitement de la paie aide à assurer la conformité.
Traitement des salaires
La liste de contrôle devrait inclure les tâches de traitement des salaires pour chaque période de paie. Cela inclut toutes les étapes nécessaires pour traiter les salaires du début à la fin. S'il existe plusieurs périodes de paie, telles que toutes les deux semaines et tous les quinze mois, préparez des listes de contrôle distinctes pour chaque cycle de paie afin d'éviter toute confusion. Par exemple, si tous les travailleurs horaires sont payés toutes les deux semaines et que tous les employés salariés sont payés deux fois par mois, des listes de contrôle distinctes seraient nécessaires, car les deux groupes de paie sont traités différemment.
La liste de contrôle du traitement des salaires peut inclure des étapes pour confirmer les soumissions de cartes de pointage, le calcul des cartes de pointage et la saisie des heures de paie dans le système. Il devrait inclure une étape pour s’assurer que les salariés reçoivent leur salaire normal pour la période de paie. En outre, cela devrait inclure la modification des données de paie des employés, telles que les modifications d'adresse et de déductions, les ajustements de rémunération, tels que les augmentations de salaire et les chèques nuls, ainsi que le traitement des nouveaux employés et des résiliations. Il peut également inclure le traitement d'une rémunération supplémentaire, telle que les heures supplémentaires, les indemnités de départ, les primes et les commissions.
Traitement des déductions
Les retenues sur salaire incluent les retenues obligatoires / involontaires. Ce dernier signifie que la déduction est juridiquement contraignante. Les retenues statutaires comprennent l’impôt fédéral sur le revenu, la sécurité sociale et l’assurance-maladie et, dans la plupart des cas, l’impôt sur le revenu des États. L'employeur est responsable de la retenue de ces taxes sur les chèques de paie des employés. De plus, il est responsable de sa part des charges sociales. La liste de contrôle devrait inclure les déductions obligatoires requises. Les retenues statutaires comprennent également les saisies de salaire et les ordonnances de retenue pour pension alimentaire pour enfants. Incluez-les sur la liste de contrôle, le cas échéant.
Les déductions volontaires sont celles que propose la société, telles que les prestations de retraite et de santé, les assurances vie et invalidité, les contributions charitables, les frais de stationnement, les cotisations syndicales et le remboursement de prêts. La liste de contrôle ne doit pas nécessairement répertorier chaque type de déduction volontaire, mais elle devrait inclure la vérification des déductions volontaires. Une fois que le représentant de la paie se familiarise avec la masse salariale, il est facile de savoir quelles déductions affectent quels employés.
Génération payante
La liste de contrôle doit comporter des étapes permettant d’imprimer des chèques de paie et des talons de chèque de paie et de générer le fichier de dépôt direct. Incluez une étape pour l’impression d’un rapport de prétraitement, qui permet au représentant de la paie de revérifier - et au besoin d’ajuster - la paie avant d’imprimer les chèques de paie et avant de générer le fichier de dépôt direct. De plus, si les chèques de paie doivent être envoyés à une personne spécifique après le traitement de la paie, indiquez-le sur la liste de contrôle.
Post-traitement
Une fois la paie traitée, les données pertinentes doivent être archivées pour assurer la conformité en matière de conservation des enregistrements. La liste de contrôle doit indiquer les différents rapports de paie à produire. En outre, il devrait inclure les rapports nécessaires pour les départements concernés, tels que la comptabilité ou les finances et les ressources humaines. Si d'autres interactions sont nécessaires avec ces services ou d'autres, incluez-les dans la liste de contrôle. Par exemple, si une société fiscale externe gère les affaires liées à la paie, la liste de contrôle doit indiquer comment transférer les fichiers de taxe sur la paie à la société fiscale.
