La plupart des gens d'affaires soumettent régulièrement des documents sous forme de pièce jointe à un courrier électronique. Cependant, il est préférable de créer un joli dossier pour les envois postaux. Lors de la rédaction de tout document à des fins commerciales, votre objectif est d’inclure les informations dont l’autre partie a besoin dans un langage professionnel. Cela ne signifie pas que la langue doit être haute ou obscure. Si ceux qui liront le document ne comprendront peut-être pas tout à fait, envisagez de créer une page distincte d'informations à puces pour expliquer le document principal.
Rassemblez toutes les informations dont vous avez besoin pour votre document. Donner des informations claires dans le document dans une taille de police facile à lire. Expérimentez avec les tailles de police et les styles d'impression pour créer une bonne impression visuelle. Demandez à une personne de confiance de relire le document avant de l’envoyer.
Placez le nom, le titre et le département de la personne qui recevra le document. Indiquez le nom de l'auteur du document, son adresse électronique et ses numéros de téléphone. Tapez ce type d'information dans le coin supérieur droit de la page de couverture ou centrez cette information en bas.
Rédigez un résumé indiquant les informations fournies par le document. Par exemple, indiquez que le document est une offre pour un travail en sous-traitance. Limitez le résumé à une demi-page ou moins. Écrivez cette section comme si le lecteur n’avait aucune idée des informations fournies dans le document. Le résumé doit fournir des informations que la personne qui reçoit le document peut avoir besoin de partager avec d’autres.
Proposez des informations sur le projet que vous souhaitez discuter en commençant par les informations les plus importantes. Suscitez l’intérêt du lecteur et essayez de le conserver dans chaque paragraphe. Les documents commerciaux ont tendance à devenir ennuyeux avec trop de verbiage. Créez des sous-titres pour présenter les informations de manière plus intéressante.
Peindre une image avec vos mots. Aidez le lecteur à visualiser les arguments que vous essayez de faire en utilisant un langage qui décrit ce qui doit se passer.
Attention
Écrivez n'importe quel document commercial sur le niveau d'éducation du lecteur. Si vous envisagez de faire appel à une entreprise de terrassement pour transporter la saleté d'un chantier de construction, utilisez un langage que l'entreprise utiliserait dans ses opérations quotidiennes, et non une description scientifique.
