L'écriture de lettres de refus d'offres est un élément courant, mais pas apprécié, de la gestion d'une entreprise. Une lettre de refus d’offre est rédigée par une entreprise pour informer une autre entreprise que l’offre présentée par la société n’a pas été acceptée. Lorsque vous écrivez ce type de lettre, n'oubliez pas que votre message doit être courtois et direct. Il devrait expliquer les raisons pour lesquelles l'offre a été rejetée et indiquer également que les futures offres de cette société seront volontiers prises en compte.
Préparez le titre de la lettre. Indiquez la date, le nom de la société, le nom de la personne à contacter et l'adresse de la société dont l'offre a été rejetée.
Adressez la lettre de manière appropriée et respectueuse. La lettre doit être adressée à l’aide du mot "Cher" et le nom du contact doit être indiqué ensuite.
Commencez la lettre en remerciant l'entreprise pour l'offre. Une lettre de rejet de soumission doit être polie et doit remercier en particulier la société pour son offre. Il peut également inclure la date et l'emploi pour lesquels l'offre était.Le cas échéant, incluez une phrase indiquant que vous avez été impressionné par certains détails de l'offre et indiquez-en la nature.
Rejeter l'offre de la société. Déclarez poliment que l'offre qui a été faite par cette société n'a pas été acceptée et qu'une offre d'une autre société l'a été.
Offrez les raisons du rejet. Après avoir déclaré que l'offre avait été rejetée, donnez à la société un ou deux motifs concernant les raisons pour lesquelles cette décision a été prise. Cela peut être dû à des prix ou à des produits de qualité inférieure, ou encore au fait que cette société n’est pas bien établie. Cela offre à l'entreprise soumissionnaire une chance de connaître le problème et de le corriger dans les futures décisions commerciales.
Encouragez l'entreprise à soumissionner à nouveau à l'avenir. Fermez la lettre en laissant la porte ouverte aux opportunités futures. Cela permet à l'entreprise de soumission de savoir que les futures offres sont les bienvenues et qu'il est toujours possible qu'une offre future soit considérée et éventuellement acceptée.
Signez la lettre. Utilisez le mot «sincèrement» lorsque vous fermez la lettre et signez votre nom. Joignez une carte de visite à la lettre, en encourageant davantage la société à soumissionner à continuer à soumissionner pour des projets futurs.
