Le nom officiel d'une lettre de la liste des offres est une «lettre d'accompagnement de la proposition». Ce type de lettre doit être écrit de manière succincte et se limiter à deux pages. Élaborez une demande de propositions pour décrire en détail les paramètres du projet, les produits livrables attendus, les calendriers et les jalons. La lettre d'accompagnement a pour but de décrire les principales descriptions et exigences de manière synopsis.
Articles dont vous aurez besoin
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Logiciel de traitement de texte
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RFT (optionnel)
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Liens au site Web pour RFP, Application (optionnel)
Ouvrez la lettre avec un bref message d'accueil et annoncez le titre du projet de candidature. Créez un en-tête intitulé «Description» après le message d'accueil. Utilisez cet en-tête pour décrire brièvement le travail en trois paragraphes ou moins, afin qu’il ressemble davantage à une instruction récapitulative. Inclure un numéro de travail pour le projet.
Créez une rubrique intitulée «Spécifications». Utilisez cette zone pour préciser les exigences telles que les spécifications techniques concernant la taille, les besoins électriques, l'emplacement et autres informations pertinentes que les soumissionnaires devront connaître pour pouvoir fournir une estimation précise.
Créez une rubrique nommée "Qualifications". Utilisez cette section pour décrire les qualifications requises des soumissionnaires, telles que par exemple un nombre minimum d'années d'activité dans l'entreprise, le ou les types de licence requis, la capacité de démontrer des montants de couverture d'assurance suffisants et le (s) type (s) d'assurance que le travail pourrait nécessiter. Indiquez les préférences accordées aux entreprises appartenant à des minorités ou à des femmes (le cas échéant), ainsi que tout autre langage juridique obligatoire requis par votre entreprise ou ses services dans toutes les lettres de soumission.
Étiquetez une rubrique intitulée «Budget» pour le travail (le cas échéant). Entrez le montant maximum du projet afin que tous les candidats soient informés de votre budget maximum.
Créez un en-tête intitulé «Produits livrables» et rédigez un bref énoncé concernant les produits livrables attendus à exécuter. Informez les prospects qu’un état détaillé des produits à livrer sera inclus dans la demande de propositions complète pour le travail.
Écrivez un en-tête intitulé «Date limite» et sous le titre, indiquez la date d'achèvement requise. Incluez une liste des dates clés (le cas échéant) ou laissez les détails relatifs à la demande de propositions.
Créez un en-tête "Exemples" (le cas échéant) et indiquez comment les soumissionnaires doivent soumettre des échantillons de travaux antérieurs, tels que des photos numériques, au format JPEG ou GIF, ou en pièce jointe, avec leur candidature officielle.
Créez un en-tête "Références" et spécifiez le nombre de références requis et le type d'informations de contact dont vous avez besoin, comme un nom, un titre, un numéro de téléphone et une adresse électronique.
Insérez un lien hypertexte dans la lettre afin que les candidats puissent accéder à une demande en ligne officielle, ainsi qu’un lien hypertexte distinct pour la demande de propositions (si nécessaire). Ajoutez un lien pour votre site Web et incluez la demande de proposition et l'application sur votre site Web, qui peuvent être au format PDF pour que les candidats puissent les télécharger sur leur ordinateur.
Conseils
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Indiquez une date pour une session de questions-réponses pour un travail à gros budget, et pour minimiser le nombre de numéros de téléphone et de courriels de suivi que vous pourriez recevoir afin de pouvoir répondre aux questions en une seule fois. Indiquez un nom de contact et indiquez si les soumissionnaires doivent utiliser le téléphone ou l'adresse électronique pour poser des questions supplémentaires.
