Chaque entreprise doit avoir un budget bien pensé tenant compte de ses objectifs, de la motivation de ses employés et des limites financières de l'entreprise. En outre, la société doit prendre en compte à la fois ses activités financières et commerciales antérieures et ses objectifs pour l’avenir.
Se fixer des objectifs
Avant de déterminer le budget de l'entreprise, le comité de budgétisation ou d'autres décideurs clés doivent définir des objectifs pour l'avenir de l'entreprise. Les objectifs pourraient inclure des économies de coûts, par exemple, ce qui nécessiterait une forme de budgétisation très différente des objectifs d’agrandissement d’une entreprise sur un autre site.
Détermination des ressources disponibles
Les objectifs d'une entreprise devraient influer sur le processus de budgétisation mais ne devraient certainement pas le dicter entièrement. Une entreprise doit également analyser les ressources disponibles et déterminer ce dont elle dispose pour atteindre ses objectifs. En effet, les ressources disponibles peuvent dicter dans une large mesure les objectifs de l'entreprise. Les ressources disponibles ne se limitent pas aux liquidités dont dispose la société, elles peuvent également inclure des prêts éventuels ou des investissements extérieurs supplémentaires. De plus, une entreprise doit prendre en compte ses prévisions de ventes pour l'année à venir.
Projeter les besoins futurs
Un budget est prospectif et nécessite une certaine estimation. Il est évidemment impossible de prédire avec une précision parfaite quels seront les futurs besoins budgétaires de votre organisation. Il existe cependant certaines sources de données importantes que vous pouvez consulter pour obtenir une estimation. Ces sources comprennent les données passées des entreprises, toutes les données disponibles sur les concurrents et une analyse des tendances économiques et réglementaires actuelles et en développement susceptibles de rendre l’année à venir différente des années précédentes.
Faire correspondre les besoins futurs aux ressources disponibles
Le plus souvent, vos ressources disponibles ne correspondront pas parfaitement à vos besoins futurs. C'est à cette phase du cycle budgétaire que vous devrez peut-être faire des compromis et négocier entre vos services pour déterminer le meilleur moyen d'allouer les ressources limitées de votre entreprise. Vous devez garder à l'esprit les priorités et les besoins stratégiques de l'entreprise lorsque vous suivez ce processus.
Obtention de l'approbation finale
Une fois que votre budget est complet, l’étape suivante consiste à obtenir l’approbation du comité des budgets ou de toute entité habilitée à prendre la décision finale, oui ou non, de votre budget. Plus vous avez travaillé avec rigueur pour répondre aux besoins de tous les principaux intervenants lors des étapes précédentes, plus le processus devrait être fluide.
Distribuer les fonds approuvés
Une fois le budget finalisé et approuvé, la dernière étape du processus de budgétisation consiste à distribuer les fonds alloués aux différents départements et secteurs d’activité. En règle générale, cette tâche incombe au chef des finances ou au contrôleur de la société.
Surveillance et évaluation
Une fois le budget finalisé et les fonds distribués, le processus de budgétisation n’est pas terminé. Vous devez toujours suivre activement le succès du budget que vous avez créé et mis en œuvre. Recherchez les domaines dans lesquels les ressources font défaut ou ceux où le gaspillage semble exister et gardez ces domaines à l'esprit pour les prochains cycles budgétaires.
