Le fait de rédiger un procès-verbal d’une réunion est considéré par certaines personnes comme une tâche ingrate.Cependant, maîtriser l'art de rédiger des comptes rendus de réunion efficaces est non seulement utile pour permettre aux participants de comprendre les problèmes, la discussion et les points d'action convenus, mais cela peut également aider les personnes qui n'étaient pas à la table dans leur prise de décision. Ne sous-estimez pas le pouvoir et l'efficacité d'apprendre à maîtriser cette technique d'écriture.
Articles dont vous aurez besoin
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Programme de la réunion
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Liste des participants
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Stylo ou crayon
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Bloc-notes ou ordinateur portable
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Dispositif d'enregistrement audio (facultatif)
Commencez vos procès-verbaux en commençant par le nom de la réunion, le lieu, la date et l'heure de sa tenue.
Répertoriez les participants invités qui sont présents par leur nom, titre et département qu'ils représentent avec ceux invités mais non présents. Indiquez également les noms des conférenciers invités ou des présentateurs.
Créez une sous-section pour chaque point de l’ordre du jour et prenez des notes au fur et à mesure que la discussion porte sur ce sujet. Notez les discussions clés et, si possible, essayez d'indiquer le nom de la personne associé aux points clés.
Après la discussion sur le sujet, écrivez toutes les prochaines étapes convenues ou les décisions prises autour de ce point de l’ordre du jour afin d’inclure les actions recommandées, la date d’échéance, les personnes ou services responsables de la mise en œuvre, etc. C’est la partie la plus critique de la prise de décision. processus étant donné que tous les plans d’action de la réunion seront dérivés de cette section.
Pour tous les problèmes ou points de discussion soulevés mais non résolus, ajoutez-les à une section distincte de vos pages de minutes intitulée "Problèmes non résolus". Les participants à la réunion peuvent les visualiser plus tard et l'hôte de la réunion peut ensuite décider de la meilleure façon de gérer la résolution de ces éléments.
À la fin du procès-verbal, écrivez la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion convenus, ainsi que toute autre information nécessaire à l'information des participants en vue de la préparation de la prochaine session.
Enfin, assurez-vous que tous les participants invités, présents ou non, reçoivent une copie du procès-verbal. En règle générale, essayez de distribuer les procès-verbaux dans les 24 à 48 heures suivant la réunion. Ainsi, si quelque chose est inexact ou si quelqu'un a été mal cité, il peut être corrigé s'il est frais dans l'esprit de chaque participant.
Conseils
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Il est important d'avoir une liste précise des participants car il peut être important de savoir plus tard qui était présent et qui a participé à la prise des décisions clés lors de la réunion. N'oubliez jamais d'écrire votre nom et la date à laquelle vous avez rédigé le procès-verbal. nom chemin où les minutes peuvent être trouvées si elles sont stockées électroniquement sur un ordinateur.
Attention
Vous pouvez prendre un raccourci mais évitez de paraphraser ou d'interposer vos propres mots, commentaires ou opinions au sujet de ce que vous pensez que quelqu'un a dit, pensé ou pensé - écrivez le procès-verbal de la manière indiquée par la personne.
