Que vous souhaitiez simplement suivre les activités lors des réunions hebdomadaires du personnel ou que vos pairs vous aient élu au poste de secrétaire-archiviste d'une fondation de bienfaisance, il est essentiel de constituer un registre clair et précis de ce qui se passe lors des réunions de votre organisation. Les procès-verbaux des réunions servent de compte-rendu officiel des questions discutées ou traitées. En tant que tels, ils sont souvent considérés comme des documents historiques. Par conséquent, on ne saurait trop insister sur l'importance de rédiger d'excellents comptes rendus de réunion et les participants apprécieront votre attention portée aux détails ainsi que votre professionnalisme.
Articles dont vous aurez besoin
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Manuel de règles d'ordre de Roberts
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Liste des membres
Sélectionnez une méthode pour enregistrer les minutes de la réunion. Pesez les avantages et les inconvénients de l’enregistrement sur bande, de la rédaction de notes et de la rédaction manuelle des détails au cours de la réunion. Envisagez une méthode à sécurité intrinsèque, telle qu'une combinaison de deux de ces méthodes. Par exemple, vous pouvez enregistrer la réunion sur bande et saisir des notes sur votre ordinateur portable ou votre tablette.
Obtenez un exemplaire des "Règles de procédure de Robert" ou accédez à un abonnement en ligne à ce guide d'introduction sur la procédure parlementaire et les meilleures pratiques pour la conduite et l'enregistrement de réunions. Étudiez le format approprié pour enregistrer les discussions, les motions, les secondes sur les motions, la discussion et le vote. Si possible, ayez une copie du livre ou du site Web à votre disposition pendant la réunion. Cela s'avérera inestimable si les membres se tournent vers vous pour obtenir des réponses sur la bonne gouvernance, la bonne conduite, les comptes rendus officiels et les procès-verbaux.
Formatez une introduction et structurez vos minutes. Par exemple, indiquez la date, l'heure, le nom des agents, le lieu et le but de la réunion dans votre introduction. Le procès-verbal de la réunion doit refléter l'heure à laquelle la réunion a été ouverte, ainsi que l'heure à laquelle elle a été ajournée. Le but des réunions formelles pourrait simplement être une réunion mensuelle des membres; Toutefois, si vous enregistrez les procès-verbaux d'une assemblée spéciale, assurez-vous que ces procès-verbaux indiquent avec exactitude qu'il s'agit d'une réunion que l'organisation ne tient généralement pas dans le cadre de ses activités habituelles. De nombreuses organisations du secteur public peuvent convoquer des réunions spéciales pour discuter de questions confidentielles, telles que les questions de personnel, qui sont exemptées de certaines dispositions de la loi Sunshine d'un État.
Levez-vous lorsque le président de l'organisation ou le chef du groupe vous présente. Si vous n'êtes pas officiellement présenté, présentez-vous au groupe et expliquez votre rôle en tant que secrétaire de séance ou preneur de notes. Indiquez au groupe les méthodes que vous utilisez pour capturer les discussions de réunion. De cette manière, les membres vous identifient comme responsable de la création et de la maintenance des documents officiels de l'organisation, ce qui est particulièrement utile pour les membres qui ne vous connaissent pas ou pour ceux qui ne connaissent pas bien l'organisation et ses pratiques. En outre, votre introduction suggère que les participants doivent parler de manière audible afin que vous puissiez exécuter efficacement vos tâches de prise de notes.
Demandez aux participants de se présenter pendant que vous notez rapidement leurs noms et où ils sont assis. Ainsi, vous n’avez pas à demander constamment aux gens de répéter leur nom lorsque vous enregistrez des motions, des secondes et des points de discussion. Par exemple, vous devriez toujours enregistrer le nom de la personne qui présente une motion, celle qui l'appuie et celle qui appelle au vote sur une motion. Quand quelqu'un appelle au vote, il dit généralement: "Appelez pour la question". Le responsable du groupe demande ensuite aux membres de voter. S'il y a discussion avant le vote, enregistrez les parties saillantes de la discussion et notez toutes les objections officielles. Vos notes concernant les motions et le vote doivent également contenir les noms des oui, des non et des abstentions.
Évitez d’interposer des déclarations subjectives dans vos notes. N'interprétez pas ce que veut dire un orateur par son ton, son inflexion ou ses indices non verbaux. Les procès-verbaux des réunions doivent être factuels et objectifs. Toute modification apportée aux déclarations des participants pourrait porter atteinte à l’intégrité de vos procès-verbaux et remettre en question votre capacité à les enregistrer correctement. Par exemple, écrivez, "John Doe a présenté la motion suivante: Fermez les écoles les jours où le Service météorologique national prédit plus de cinq pouces de neige pour les comtés de Jackson, Adams et Madison", et non "John Doe a déclaré avec insistance qu'il souhaitait que le groupe voter sur l'opportunité de fermer les écoles les jours où les conditions météorologiques régionales indiquent des conditions météorologiques défavorables et des routes impraticables."
Finalisez vos procès-verbaux dès que possible après la fin de la réunion, pendant que les actions sont encore fraîches dans votre esprit. Passez en revue vos notes, écoutez l’enregistrement sur bande et préparez-vous à rédiger votre version finale. Si vous avez des questions sur ce qui s'est passé pendant la réunion, discutez avec un officier ou un chef du groupe. Dans certains cas, vous devrez peut-être contacter la personne dont vous souhaitez clarifier les déclarations.
Fournissez au responsable de votre groupe ce que vous proposez sont les dernières minutes; demander des commentaires, des questions ou des corrections. Lorsque vous aurez le feu vert, préparez votre version finale et organisez la diffusion des procès-verbaux aux membres. Utilisez la méthode préférée de votre organisation pour distribuer des copies des procès-verbaux, que ce soit par courrier électronique, courrier postal ou remise personnelle si vous êtes dans le même bureau que les participants.
Conseils
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Si votre réunion comprend un appel initial, vous n'avez pas besoin de demander aux membres de se présenter. Il suffit de capturer les noms des personnes présentes et d’enregistrer les noms des personnes absentes. Les appels nominaux sont généralement une procédure standard dans les réunions formelles, telles que celles avec des conseils d’administration. Faites une note séparée de l'endroit où les gens sont assis. Cela devient votre "aide-mémoire". Vous pouvez donc facilement nommer des personnes dans votre procès-verbal ou les aborder lorsque vous demandez à une personne de clarifier ou de répéter ce qu'elle a dit.
Même si la réunion est informelle, votre rôle de preneur de notes ne l’est pas. Même pour les réunions informelles, abordez la responsabilité de prendre des notes avec sérieux et produisez des notes écrites formelles décrivant de manière précise et formelle les activités de la réunion. Les participants apprécieront votre attention aux détails.
Attention
Évitez d'utiliser un appareil tel qu'un smartphone pour capturer des notes de réunion - cela ne projetterait pas une image positive et les personnes qui ne sont pas au courant des fonctionnalités des smartphones pourraient penser que vous jouez simplement sur votre téléphone au lieu d'écouter ce que les membres de l'organisation proposent. discutons.
