L'enregistrement correct des procès-verbaux des réunions est une étape cruciale qui peut être négligée. Dans certains cas, tenir un journal des procès-verbaux des réunions peut être une obligation légale. Qu'il s'agisse d'une obligation légale ou non, c'est un bon moyen de garder tout le monde concentré et ponctuel après la réunion et fournit un historique des activités de l'organisation.
Programme de la réunion
Définir un ordre du jour évite que la réunion ne devienne désorganisée et vous permet d’écrire un aperçu préliminaire du procès-verbal. Cela permet de gagner du temps et facilite le remplissage des blancs de chaque sujet au fur et à mesure de la discussion.
Information préliminaire
Étiquetez le haut du document "Compte rendu de la réunion du Date". Dans le coin supérieur droit, répertoriez les informations de base sur la réunion. Notez le nom de l'entreprise, la date et le lieu de la réunion, ainsi que les heures auxquelles la réunion a commencé et s'est terminée.
Qui a assisté
Le procès-verbal doit montrer qui a assisté à la réunion. Indiquez le nom et le titre de chaque personne. Si les participants appartiennent à une autre organisation ou sont corrigés par téléphone, vous devez le noter. Notez également qui a pris le procès-verbal de la réunion, qui est généralement le secrétaire général.
Sujets de discussion
Gardez les sujets de discussion simples lors de la rédaction du procès-verbal. Ne citez pas ce que chaque personne a dit. S'en tenir à une description de base du sujet et indiquer clairement quelle décision ou quel résultat a été atteint. Il n'est pas nécessaire de développer davantage dans le procès-verbal.
Tapez les minutes immédiatement
Tapez le procès-verbal de la réunion immédiatement. Plus vous passez de temps avant la saisie des minutes, plus vous aurez de chances d'oublier quelque chose d'important. Certains trouvent utile d'avoir un magnétophone allumé pendant la réunion pour pouvoir enregistrer les enregistrements lors de la compilation des procès-verbaux. Distribuez une copie du procès-verbal de la réunion à tous les participants.
