Préparer et rédiger de bons procès-verbaux sont des compétences que tout le monde peut acquérir avec un peu de préparation et d’attention portée aux détails. Un compte rendu impartial et correct des réunions est une exigence légale pour de nombreuses entreprises. Que vous rédigiez des procès-verbaux pour une entreprise, une organisation politique, sociale ou des bénévoles, les procès-verbaux feront partie intégrante de l'histoire de l'organisation. Dans de nombreux cas, les minutes sont conservées pendant des années, des décennies et parfois des siècles.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordre du jour
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Liste des participants
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Magnétophone
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Carnet
Arrivez tôt à la réunion avec l'ordre du jour, la liste des participants et l'équipement nécessaire pour enregistrer le procès-verbal. Choisissez un siège près de l'animateur de la réunion. S'asseoir près de l'animateur de la réunion vous permet d'entendre mieux et de demander facilement des éclaircissements.
Demandez si vous pouvez utiliser un magnétophone pour enregistrer une transcription audio de la réunion. Si vous prenez des notes sur un ordinateur, assurez-vous qu'il fonctionne correctement et utilisez un cahier papier et des instruments d'écriture à utiliser comme méthode de prise de notes en cas de panne de l'ordinateur.
Notez la date et l'heure auxquelles la réunion est appelée à l'ordre. Notez l'essentiel des rapports des officiers et des rapports de comités. Généralement, des rapports complets sont joints au compte rendu de la réunion. Enregistrez les mouvements au fur et à mesure qu'ils se produisent. Indiquez qui a présenté chaque motion, qui l'a appuyée et si la motion a été approuvée, elle est appelée "adoptée" ou a échoué. Si un point de l'ordre du jour est déposé - non traité pendant la réunion, mais reporté à une date ultérieure, notez qui a présenté la motion en vue de le déposer et qui l'a appuyée. Enregistrer les annonces et les dates des réunions de suivi.
Recherchez ou créez un modèle de procès-verbal de réunion. Votre organisation a peut-être déjà un modèle de procès-verbal de réunion. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez utiliser l'un des nombreux modèles de compte rendu de réunion disponibles en ligne ou créer votre propre modèle. Le modèle nécessite un en-tête, un corps et une ligne de signature. L'en-tête comprend le nom de l'organisation et la date, l'heure et le lieu de la réunion.
Créez le corps du modèle en utilisant l'agenda de la réunion comme guide. Incluez les éléments suivants dans cette partie: statistiques de présence, approbation des procès-verbaux de la dernière réunion, rapports des dirigeants et des comités, affaires anciennes, affaires nouvelles, annonces et heure d’ajournement.
Assurez-vous que le modèle comprend des lignes de signature et des lignes de date pour le secrétaire et l'autorité approbatrice.
Préparez vos minutes en utilisant le modèle. Éliminer les détails excessifs. Notez ce qui a été décidé, qui effectuera l'action, le moment opportun et comment l'organisation saura quand l'action sera terminée. Après avoir terminé votre première version, relisez la transcription audio de la réunion pour vous assurer de capturer tout ce qui est nécessaire. Puis éditez vos minutes.
Les procès-verbaux sont un compte-rendu des actions entreprises par l'organisation. Ce n'est pas un enregistrement de tout ce qui est dit, qui est une transcription. Gardez vos minutes professionnelles. N'incluez pas votre opinion, jugement ou interprétation. Des expressions telles que "débat houleux" et "excellent commentaire" n'ont pas leur place dans les procès-verbaux des réunions professionnelles. Ne jamais inclure les motions qui ont été retirées.
Joignez les rapports des responsables et des comités au compte rendu rédigé. Faites le nombre requis de copies. Si possible, distribuez les comptes rendus de la réunion avant la prochaine réunion afin que les ajouts et / ou corrections puissent être faits rapidement.
Conseils
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Cochez les participants sur votre liste à leur arrivée à la réunion. Enregistrez les réalisations ainsi que les préoccupations. Vérifiez que les noms sont épelés correctement. Conservez une copie de sauvegarde de vos minutes. N'ayez pas peur de demander des éclaircissements.
