Robert's Rules of Order est une directive largement acceptée sur la manière dont les groupes doivent organiser des réunions et prendre des décisions ensemble. Compte rendu officiel de chaque réunion, le compte rendu est une ressource essentielle dans tout processus de prise de décision en groupe. Le procès-verbal d’une réunion n’est pas forcément passionnant, mais il doit être clair et facile à comprendre. Il existe une méthode précise pour conserver les minutes selon les règles de Robert; En suivant cette formule, il est plus facile pour les futurs lecteurs de suivre et de comprendre les débats et leurs résultats.
Procès-verbal du Robert's Rules of Order
Selon les règles de procédure de Robert, chaque jeu de procès-verbaux de la réunion doit inclure les mêmes détails, ce qui donnera au lecteur une compréhension générale du but de la réunion. Commencez toujours par un premier paragraphe qui comprend:
- Le type de réunion, qu’elle soit ordinaire, spéciale, annuelle, ajournée ou non.
- La date, l'heure et le lieu de la réunion. Si toutes les réunions se tiennent au même endroit, omettez ce détail.
- Le nom de l'organisation qui se réunit
- Confirmation de la présence du président et du secrétaire de l'organisation à la réunion. Si ce n'est pas le cas, donnez le nom des personnes qui remplacent chacune d'elles
- Indiquez si le procès-verbal de la réunion précédente a été lu et approuvé. Si la réunion précédente n'était pas une réunion ordinaire, ajoutez la date de cette réunion.
Le corps du procès-verbal
La majorité des comptes rendus restants seront remplis avec des détails sur la réunion. Le secrétaire qui rédige le procès-verbal peut enregistrer la réunion et préparer le compte-rendu plus tard, afin de garantir un compte-rendu juste et complet de tous les détails de la réunion. Conservez toujours une méthode d'enregistrement secondaire, telle qu'un ordinateur portable ou un ordinateur portable, ainsi que des stylos et du papier, en cas d'échec de la méthode principale.
Inclure tous les points de discussion officiels dans la réunion. Prenez des notes détaillées sur:
- Toutes les motions faites lors de la réunion, ainsi que le nom de la personne qui a présenté la motion.
- Motions apportant une question au corps lors de la réunion.
- Le texte final et la disposition de toutes les motions.
- Informations sur chaque vote, y compris le vote par appel nominal, le vote compté ou le vote par bulletin.
- Que l'assemblée se soit réunie en quasi-comité ou en comité plénier et les résultats de cette loi.
- Tous les rappels au Règlement et les appels, ainsi que leurs décisions, ainsi que les raisons invoquées par le président pour chaque décision.
- Un compte rendu de tout commentaire désordonné qu'un membre aurait pu faire ayant pour résultat que le président le nomme désordre.
- Toutes les autres discussions officielles ont eu lieu dans la salle.
Finir le compte rendu de la réunion
Le dernier paragraphe de votre procès-verbal devrait inclure les remarques de clôture du président ainsi que l'heure à laquelle la réunion est officiellement levée. S'il y a des conférenciers invités à la réunion, notez leurs noms et le sujet de leurs présentations dans ce dernier paragraphe. Signez le procès-verbal de la réunion et demandez à votre président de le signer également. La signature du secrétaire archiviste est la preuve légale de l'authenticité de ce document. Il est donc essentiel que vous le signiez avant de le classer ou de le transmettre à d'autres personnes.
