Travailler pour une entreprise peut être aussi frustrant que gratifiant. Parfois, des problèmes existent et personne ne semble en prendre acte. Bien que traiter le problème directement puisse être en dehors de votre domaine de responsabilités, en tant qu'employé consciencieux, vous pouvez composer et soumettre une proposition interne pour résoudre le problème. Pour rédiger une proposition interne, vous devez vous concentrer sur la manière dont la solution proposée permettra à l'entreprise de réaliser des économies.
Identifiez un problème qui coûte de l’argent à votre entreprise ou qui nuit à sa productivité.
Clarifiez le problème et expliquez pourquoi cela nuit à l'entreprise. Par exemple, votre entreprise risque de trop dépenser en photocopies de mémos pouvant tout aussi bien être distribués par voie électronique. Dans ce cas, vous devrez calculer le coût d'impression, de copie et de distribution de ces mémos, par rapport au coût d'un simple envoi par courrier électronique à une liste d'employés de l'entreprise.
Limitez la portée du problème. Si le problème concerne uniquement un secteur spécifique de l'entreprise, tel que la maintenance, la paie ou les ressources humaines, faites-le savoir. En limitant l’ampleur du problème, vous montrerez à tous les réviseurs de propositions potentiels que vous avez bien fait vos devoirs pour vous préparer à résoudre ce problème.
Spécifiez l'heure et la fréquence du problème. Par exemple, la gaffe susmentionnée liée à la photocopie ne se produit que lors de la distribution de mémos, mais ces mémos pourraient être distribués deux à trois fois par jour, une fois par semaine ou deux fois par mois. La spécification de l'heure et de la fréquence vous permet de prédire avec précision le coût du problème et les économies associées à sa résolution.
Fournissez un historique, si possible, expliquant pourquoi le problème existe. Par exemple, photocopier des notes de service pour la distribution aurait pu être une retenue bureaucratique d'un précédent superviseur simplement imitée et poursuivie.
Détaillez le montant que la société économisera en résolvant le problème à court et à long terme (mensuel, trimestriel ou annuel).
Attention
N'impliquez pas un subordonné, un collègue ou un superviseur dans la fourniture de l'historique du problème.
