Garder vos superviseurs, vos pairs et vos subordonnés bien informés est essentiel au bon fonctionnement de votre bureau. Alors que beaucoup d’échanges quotidiens sont échangés en personne, par courrier électronique ou par téléphone, il est parfois nécessaire de rédiger un mémo qui rappelle les discussions et actions déjà entreprises (y compris les évaluations des employés) et / ou tout le monde a un "heads-up" concernant les changements imminents. Voici ce que vous devez savoir pour rassembler vos pensées et rédiger un mémo efficace.
Identifiez le but du mémo que vous voulez écrire. Essayez de le résumer en une phrase courte. Exemples: orientation pour les nouveaux employés; Nouvelles procédures de traitement des demandes de remboursement de frais de voyage; Potluck de vacances. Cette phrase constituera la ligne "Objet" en haut de votre mémo directement sous les destinataires.
Identifiez les personnes auxquelles le mémo va aller. Si cela ne concerne que quelques personnes, le mémo les identifiera chacune par son nom, son titre et son département. Si, toutefois, cela va à un grand groupe, ils seront identifiés par un titre collectif. Exemples: Tous les employés; Gestionnaires de la division 4; Personnel de soutien clérical. Cette information sera placée dans la ligne "À" du mémo.
Identifiez-vous et votre titre dans la ligne "De". Même si tout le monde vous connaît comme "Bob", vous devez vous identifier par votre prénom et votre nom de famille.
Suivez la "règle de 3" pour construire le contenu de votre mémo; spécifiquement, dites à vos lecteurs ce que vous allez leur dire, dites-leur ce que c'est, et terminez en répétant ce que vous venez de leur dire. Par exemple, votre note de service consiste peut-être à rappeler à vos employés que les distractions du temps des fêtes en font un temps très prisé des voleurs pour voler des objets tels que des sacs à main et des objets personnels laissés à la vue de tous. Le premier paragraphe les informerait de la nécessité de faire preuve de prudence. Le deuxième paragraphe donnerait des conseils sur le verrouillage des bureaux et des portes et sur une meilleure connaissance des visiteurs. Le troisième paragraphe recommande des mesures à prendre s’ils observent un comportement suspect ou s’ils sont victimes d’un vol dans un bureau.
Utilisez des puces pour les mémos fournissant un contenu procédural ou tout type de liste de contrôle. Celles-ci sont beaucoup plus faciles à suivre et à comprendre que de les intégrer dans un paragraphe narratif.
Respectez la règle des marges de 1 pouce à gauche, à droite et en bas de la page. Le haut de votre page est probablement une forme d’en-tête ou un modèle qui fera baisser votre marge supérieure de plusieurs centimètres. Si vous n'avez pas de papier à en-tête, vous pouvez créer vous-même un beau document en centrant le mot "MEMO" en gras, à 2 ou 3 pouces du haut de la page. Les "Pour:", "De:" et "Sujet:" seraient tapés à la marge gauche. Le corps du mémo est à simple interligne.
Utilisez un 12 pt. police qui sera facile à lire pour vos destinataires. Times New Roman et Courier sont standard; Bookman et Palatino sont également acceptables.
Relisez bien votre contenu avant de l'imprimer.
Photocopiez autant de copies que nécessaire et distribuez-les aux destinataires.
Conseils
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Autant que possible, conservez votre mémo sur une page. Comme tout le monde dans un bureau doit en faire autant, tout mémo de plusieurs pages sera probablement mis de côté pour une lecture ultérieure et finira par se retrouver au bas de la pile. Si le contenu a un caractère urgent ou concerne une réunion à venir dont ils ont besoin pour être mis sur leur calendrier, assurez-vous qu'il soit bien en tête afin que vos lecteurs ne l'ignorent pas.
Attention
Si le contenu de votre mémo est négatif ou peut-être écrit dans l’esprit d’un moment troublant, mettez-le de côté pendant quelques heures ou jusqu’au lendemain, et relisez-le.
