Communiquer efficacement avec les employés est l’un des défis du management. Contrairement à une conversation personnelle, dans laquelle le message peut être adapté à la personne qui la reçoit, lorsque vous parlez à l'ensemble des employés, vous devez parler dans un style qui convient à tout le monde. Cela peut être particulièrement difficile lors de la rédaction d'un mémo négatif, critique ou porteur de mauvaises nouvelles. Pour envoyer une telle missive, le responsable doit être direct mais faire preuve de tact. L’objectif devrait être d’encourager vos employés à changer d’action sans engendrer de mauvais sentiments.
Donner les mauvaises nouvelles en premier. Lors de la rédaction d'un mémo négatif, il est généralement préférable de passer immédiatement aux mauvaises nouvelles. L'inclusion d'un nombre important de messages précédant le message présente plusieurs inconvénients: premièrement, cela peut donner l'impression que vous êtes bloqués; deuxièmement, certains employés pourraient arrêter de lire avant de passer au but de la note de service; et troisièmement, si le message a été anticipé, de nombreux employés passeront de toute façon l'introduction. Le ton de cette section devrait être simple et les faits clairement exposés. Essayez d'éviter la colère ou la négativité excessive.
Offrir des encouragements. Une fois que vous avez annoncé les mauvaises nouvelles, modifiez le ton et l’orientation de votre mémo afin qu’il soit légèrement plus optimiste. Si votre lettre a été critique, proposez des mots de louange et d'encouragement. Si vous avez livré des nouvelles désagréables, mettez l'accent sur le positif. Le but de votre travail en tant que manager est de diriger, une tâche qui n’est jamais plus vitale que dans les moments difficiles.
Présenter une solution. L'un des dilemmes auquel les employés sont souvent confrontés lorsqu'ils reçoivent une note de service est de ne pas savoir quelles mesures leur superviseur souhaite qu'ils prennent maintenant. Dans la troisième et dernière partie de la lettre, décrivez une ligne de conduite claire que les employés peuvent prendre pour améliorer la situation. Cette instruction doit fournir des étapes claires aux employés et doit être donnée avec optimisme.
Lisez-le à haute voix. Avant d’envoyer le mémo, vous devriez le consulter et le lire à haute voix. Lisez-le à voix haute d'abord pour vous-même, puis pour au moins une autre personne pouvant fournir des commentaires. Écoutez attentivement vos propres mots et essayez d’entendre toute langue qui pourrait être mal interprétée. Une fois que vous avez apporté ces corrections, la lettre doit être relue pour la grammaire, la ponctuation et l’orthographe - afin de montrer à vos employés que vous avez rédigé la lettre avec soin.
