Les travailleurs qui exécutent des services sur une base contractuelle ou indépendante doivent percevoir le paiement à la fin d'un travail. La méthode la plus courante consiste à créer une facture de service à soumettre aux clients, décrivant les services fournis et les coûts associés. Un système de facturation organisé permet aux entreprises indépendantes de garder une trace de tous les paiements en souffrance et de calculer avec précision les revenus de fin d’année pour la déclaration fiscale. Les personnes qui n'utilisent pas de programmes de comptabilité pour petites entreprises telles que QuickBooks ou Peachtree pour générer des factures peuvent facilement les créer via Microsoft Office.
Parcourez la liste des modèles de facture vierges disponibles via Microsoft Office en visitant leur site Web, en sélectionnant «Modèles» en haut de l'écran, en tapant «Facture de service» dans le champ de recherche, puis en cliquant sur la case «Rechercher». Les résultats de la recherche comprendront plusieurs modèles téléchargeables à utiliser avec Word ou Excel.
Sélectionnez un modèle de facture et cliquez sur le bouton “Télécharger” pour le télécharger sur votre ordinateur. Veillez à télécharger un modèle compatible avec la version d'Office installée sur votre PC. Ces informations peuvent être trouvées dans la zone “Détails” du modèle que vous visualisez. Une fois le téléchargement terminé, le modèle s'ouvre automatiquement avec Word ou Excel.
Personnalisez la facture en insérant votre nom ou celui de votre entreprise en haut, avec un logo facultatif. Indiquez autant d'informations de contact que possible, telles que l'adresse professionnelle, le numéro de téléphone, le numéro de fax, l'adresse e-mail et le site Web.
Attribuez un numéro de facture unique à des fins de suivi et indiquez la date du jour en haut. Ces informations devraient être conservées à des fins de tenue de registres et de suivi.
Saisissez une description des services fournis dans le corps de la facture et incluez une liste détaillée des charges ou des frais. Le montant total dû pour tous les travaux exécutés, pièces et main d’œuvre comprises, doit être clairement indiqué au bas de la page.
Incluez les instructions de paiement et les conditions sur la facture pour que le client sache quand le paiement est dû et quelle est la méthode appropriée pour envoyer des fonds. Les conditions types de la facture peuvent être communiquées en indiquant «Date d'échéance du paiement: 15 octobre 2011» ou «Paiement dû dans les 60 jours suivant la date de facturation». Les instructions doivent inclure toutes les méthodes permettant au client de soumettre un paiement, telles que l'envoi d'un chèque ou d'un envoi postal. soumettre un paiement en ligne.
Postez la facture au client rapidement afin de lui laisser le temps de payer. Au fur et à mesure que les paiements sont reçus, mettez à jour vos enregistrements pour les marquer comme étant payés, car il s'agit du montant qui doit être réclamé en tant que revenu et indiqué sur le formulaire 1099-MISC de l'Internal Revenue Service (IRS).
Conseils
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Les entrepreneurs dont le revenu est supérieur à 600 dollars sont tenus de déclarer leurs revenus à l’IRS.
Offrir un incitatif, tel qu'un rabais pour paiement anticipé, peut augmenter leur rapidité.
