Les entreprises organisent des séminaires pour former ou présenter des informations à leurs employés, clients, investisseurs et partenaires commerciaux. Les organisateurs ont recours à diverses activités de présentation, notamment des conférences, des allocutions liminaires, des séances de questions-réponses, des tables rondes, des séances en groupe, des vidéos et des diaporamas, afin de faire participer les publics et d'atteindre leurs objectifs.
Objectifs du séminaire
Les objectifs du séminaire déterminent le choix des activités de présentation. Dans un séminaire de formation, par exemple, le présentateur peut vouloir développer des connaissances ou une compréhension d'un sujet. Une conférence accompagnée de diapositives ou de vidéos et de séances en petits groupes ou de questions-réponses constituerait une activité appropriée. Si l'objectif est de développer des compétences, le présentateur devrait également inclure des démonstrations. Un séminaire destiné à communiquer des informations importantes, telles que l'annonce d'un nouveau produit, des résultats financiers ou une fusion, devrait inclure une présentation liminaire, une table ronde et une session de questions-réponses.
Conférences et présentations principales
L'activité de présentation la plus élémentaire est une conférence ou un exposé d'un expert en la matière. S'il y a un certain nombre de présentateurs dans un séminaire, certains peuvent faire des présentations liminaires. Les discours sont des présentations qui couvrent les sujets les plus importants et sont généralement donnés par des cadres supérieurs ou des personnalités du secteur. Bien que les conférences et les discours donnent des informations, ils constituent un moyen de communication à sens unique et s’appuient sur des intervenants compétents pour retenir l’attention du public.
Matériel de support de haut-parleur
Des diapositives, des vidéos et d’autres supports visuels, tels que des tableaux à feuilles mobiles et des diagrammes, aident les présentateurs à expliquer des concepts complexes ou à rendre les données plus claires. Les diapositives doivent être simples et claires afin que l'audience écoute le présentateur plutôt que de lire les informations à l'écran. Apple Corporation recommande de placer de courtes vidéos dans des présentations plus longues afin de retenir l'attention du public.
Séances en petits groupes
L'introduction de séances de groupe augmente la participation du public à un séminaire, renforce le contenu de la présentation et fournit aux organisateurs un retour immédiat sur les sessions du séminaire. Les petits groupes se réunissent dans des espaces séparés, à l'intérieur ou à l'extérieur de la salle de séminaire principale. Ils discutent du contenu des présentations et font part de leurs points de vue au public. Par exemple, une société présentant un nouveau produit à son équipe de vente peut demander aux représentants commerciaux de discuter et de proposer des moyens de présenter le produit aux clients au cours de la session en petit groupe.
Tables rondes et séances de questions / réponses
L'organisation d'une table ronde au cours d'un séminaire offre au public l'occasion d'entendre le point de vue de différents experts discutant d'un sujet important. Idéalement, les participants doivent avoir des antécédents différents ou avoir des points de vue opposés pour donner à l'auditoire une perspective équilibrée. L'introduction d'une session de questions-réponses permet à l'audience de se renseigner davantage sur un sujet de son propre point de vue. Les organisateurs peuvent inviter les participants à poser leurs questions après le séminaire ou demander à l'auditoire de répondre à leurs questions avant le séminaire, les présentateurs répondant au cours d'une même session. La première approche aide à établir un dialogue entre le public et les présentateurs, mais peut entraîner des problèmes de minutage des séminaires si les sessions de questions-réponses sont saturées.
