Une lettre d'engagement est un accord officiel visant à fournir un soutien matériel à une entreprise, à une organisation à but non lucratif ou à une organisation de recherche. Les lettres d'engagement dans le monde des affaires décrivent généralement les promesses de financement ou de prêt, tandis que celles adressées aux organisations à but non lucratif décrivent généralement les engagements en matière de collaboration, de partenariat ou d'autres formes de soutien matériel. Que vous vous engagiez à financer une entreprise ou à soutenir un groupe communautaire à but non lucratif, vous devez vous assurer que votre lettre d’engagement - comme toute correspondance sérieuse - est concise, claire et diplomatique.
Vérifiez vos informations. Votre lettre d'engagement exposera tous les détails de votre soutien précédemment convenus (tels que les montants à prêter, les calendriers et les plans d'urgence), alors assurez-vous que toutes vos informations pertinentes sont à jour. Votre lettre doit seulement décrire les termes déjà convenus par les deux parties. N'utilisez pas cette lettre pour ajouter ou réviser des termes et conditions.
Identifiez les conditions de base de votre contrat. L'ouverture de votre lettre doit vous identifier et identifier toutes les autres parties impliquées dans l'accord, ainsi que les termes fondamentaux et les objectifs de votre engagement. Si vous engagez des fonds dans un projet ou une entreprise, spécifiez des montants. Si vous vous engagez dans un autre type de soutien ou de collaboration, décrivez brièvement le type de soutien que vous fournirez.
Décrivez vos rôles et responsabilités dans l’accord. Être spécifique. Dites exactement quel est votre rôle et décrivez votre éventail de responsabilités. Si vous fournissez des fonds, décrivez les calendriers de paiement ainsi que les plans d'urgence au cas où vous ne pourriez pas respecter vos engagements. Si vous finalisez un engagement dans une collaboration de recherche ou à but non lucratif, décrivez vos responsabilités exactes (telles que les services ou les installations que vous prévoyez de fournir) et le rôle que vous ou votre organisation allez jouer dans la collaboration.
Gardez votre lettre claire et concise. Certaines sources suggèrent que les lettres d'intention commerciales soient limitées à une seule page. Dans certains cas, les lettres effectives peuvent être aussi courtes qu'un seul paragraphe.
Soyez cordial. Si vous écrivez une lettre d'engagement envers une organisation à but non lucratif, gardez à l'esprit que votre lettre peut être vue par d'autres agences qui la soutiennent ou la surveillent. Veillez donc à bien expliquer les raisons pour lesquelles vous souhaitez travailler avec ce groupe.Mentionnez également toute collaboration antérieure que vous avez eue avec le groupe. Cela renforcera votre image et celle de vos collaborateurs aux yeux d'autres partisans de l'OSBL, tels que les entités octroyant des subventions.
