Le terme "centraliser" signifie tout mettre dans un emplacement principal, ce qui implique que les achats centralisés impliquent de regrouper toutes les procédures d'achat, les articles et le personnel. Dans les grandes entreprises en particulier, les achats ne sont pas toujours gérés de manière centralisée, bien que les achats centralisés présentent un certain nombre d'avantages.
Réduire les doublons
Dans les entreprises qui ne disposent pas d’un système centralisé de passation des marchés, les doubles emplois font perdre beaucoup de temps et d’argent. Chaque ministère devra suivre la même procédure à maintes reprises au lieu d'avoir un seul ministère spécifique pour répondre à tous les besoins en matière d'approvisionnement. Chaque service prend plus de temps pour traiter ses propres transactions que de les traiter tous comme une seule.
Accroître l'efficacité
Dans la plupart des cas où les achats centralisés ne sont pas utilisés, les responsables des différents départements doivent gérer les achats. Si ces organisations devaient passer à des achats centralisés, ces employés auraient plus de temps à consacrer à leur travail, augmentant ainsi leur efficacité.
Coût réduit
Les achats centralisés permettent aux entreprises d'économiser de l'argent, car toutes les transactions sont centralisées au même endroit. Cela réduit le montant de capital que l'entreprise doit investir pour le stockage et le personnel, et assure également un pouvoir d'achat supplémentaire en combinant les besoins de divers départements. Les entreprises peuvent également réduire leurs dépenses réglementaires, puisque toutes les transactions peuvent être facilement contrôlées et enregistrées à partir d’un seul endroit.
Meilleures relations d'affaires
La relation entre différents fournisseurs augmente grâce à un approvisionnement centralisé. Si une entreprise achète régulièrement des fournitures d'une certaine entreprise, la relation va probablement s'améliorer avec le temps. Lorsque tous les achats de l’entreprise sont gérés par un seul service, le responsable crée des liens plus étroits avec les fournisseurs, ce qui peut permettre un traitement plus rapide et une meilleure cote de crédit. Le personnel des achats est également facilement accessible si l'un de ses fournisseurs a une réclamation.
