Un diagramme de flux de travail représente visuellement le mouvement et le transfert de ressources, documents, données et tâches tout au long du processus de travail pour un produit ou service donné. Un organigramme construit avec succès représentera le flux de travail correct rapidement et clairement.
Améliorer l'efficacité et éviter les goulots d'étranglement
De nombreux processus de travail peuvent être compliqués et complexes, il est donc important de représenter visuellement la façon dont les tâches sont effectuées pour améliorer la compréhension et l'efficacité des employés. Les diagrammes de flux de travail indiquent clairement qui est responsable de chaque étape, de quels documents et ressources ils ont besoin, ainsi que du temps nécessaire à chaque étape. Connaître les rôles des employés et les besoins en ressources pour la production permet à la direction de définir facilement les faiblesses et d'atténuer les goulots d'étranglement. Les goulots d'étranglement sont tous les aspects du flux de travail qui entravent et ralentissent le temps de cycle global du processus.
Accroître la responsabilisation et la communication
Représenter visuellement l’ensemble du processus de flux de travail permet aux employés de mieux comprendre non seulement leurs responsabilités professionnelles, mais également les rôles des autres employés, ce qui accroît la responsabilité. La création d'un diagramme de flux de travail précis et réussi augmente les connaissances sur le lieu de travail en raison des recherches et de la compilation des données requises. La communication s’améliore également lorsque les employés comprennent mieux le processus de workflow.
Utiliser des formes pour afficher l'activité
Les diagrammes de flux de travail utilisent des formes spécifiques correspondant à différents types d'activités. Un ovale indique le début et la fin du flux de travail. Les rectangles représentent une activité, une tâche ou une analyse de processus. Les diamants signifient un processus de prise de décision, aboutissant généralement à deux directions de flux de travail possibles. Si la réponse à une décision est oui, le flux de travail continue sur l'itinéraire prévu, mais si la réponse est non, il peut être nécessaire de prendre un autre itinéraire pour résoudre le problème. Un diagramme avec beaucoup de losanges peut être plus difficile à suivre visuellement. Les cercles représentent les connecteurs d'une activité à une autre.
Implémentation de diagrammes de flux de travail
Bien que la conception du diagramme de flux de travail puisse être un processus long et prenant, sa mise en œuvre peut être plus difficile. Les gestionnaires ne peuvent pas simplement publier un diagramme sur leur lieu de travail et s'attendre à ce que les employés le livrent sans aucune indication. La plupart des diagrammes doivent être associés à une théorie d'amélioration du flux de travail telle que la fabrication au plus juste, Six Sigma ou la gestion de la qualité totale. (Voir référence 1)
Alternatives aux diagrammes de flux de travail
Certaines entreprises utilisent des alternatives aux diagrammes de flux de travail tels que processus, planification d'entreprise et contrôle de flux. Un processus, ou mappage de processus, est un concept très similaire aux flux de travail et aux diagrammes de flux de travail. Un processus de travail est plus spécifique qu'un flux de travail, mettant davantage l'accent sur les entrées et les sorties que sur le transfert de données, de documents et de responsabilités de tâches. La planification des activités est davantage axée sur les objectifs à long terme que sur l'amélioration du flux de travail actuel. Les gestionnaires intéressés par le contrôle des flux cherchent spécifiquement à améliorer le contrôle des stocks.
