De nombreuses entreprises utilisent des systèmes d’inventaire dans leurs activités de production ou de vente au détail pour gérer les niveaux d’inventaire. L’inventaire peut constituer l’un des actifs les plus précieux d’une société et les systèmes permettant de la gérer constituent la base nécessaire pour répondre à la demande des clients. Chaque système d'inventaire relève d'un domaine d'application spécifique et comporte certaines limitations que la direction doit comprendre pour choisir le meilleur système pour l'entreprise.
Systèmes d'inventaire
Les systèmes d'inventaire fournissent une base pour enregistrer les ventes et les achats. et la quantité pour chaque article à la fin de la période comptable. Les deux principaux systèmes d'inventaire sont le système périodique et le système perpétuel. Le système périodique enregistre l'inventaire uniquement à la fin de chaque période, le solde restant inchangé pendant toute la période. Le comptage des stocks prenant du temps, les petites entreprises sont plus susceptibles d’utiliser le système périodique. Le système perpétuel, en revanche, ajuste le solde de stock chaque fois qu'une transaction, telle qu'un achat de stock ou une vente, se produit et fournit des informations en temps réel.
Portée des systèmes d'inventaire
La portée d’un système d’inventaire peut couvrir de nombreux besoins, notamment la valorisation de l’inventaire, la mesure de l’évolution des stocks et la planification des futurs niveaux d’inventaire. La valeur des stocks à la fin de chaque période constitue une base pour l’établissement des rapports financiers au bilan. La mesure de la variation des stocks permet à l’entreprise de déterminer le coût des stocks vendus au cours de la période. Cela permet à l'entreprise de planifier ses futurs besoins en stocks.
Limites du système périodique
Les limites du système périodique incluent le fait de ne pas connaître le nombre exact d’inventaires au milieu de la période et de courir le risque de rupture de stock. Avec le système périodique, l'entreprise ne connaît le niveau de stock avec certitude que lorsqu'elle comptabilise physiquement le stock à la fin de chaque période. Tout au long de la période, la société reçoit les commandes des clients sans connaître le nombre exact d’inventaire ni savoir si suffisamment de produits sont disponibles pour répondre à la demande des clients.
Limites du système perpétuel
Les limitations d'un système d'inventaire perpétuel incluent un faux sentiment de fiabilité et de dépendance vis-à-vis des personnes. Bien qu'un système perpétuel se mette à jour à chaque fois qu'une transaction entre dans le système, il peut manquer d'informations sur les unités volées, endommagées ou mises au rebut. La société n’est pas au courant du vol ou du gaspillage, appelé rétrécissement, jusqu’à ce qu’elle effectue un dénombrement physique au moins une fois par an. L'autre limite est qu'un employé peut saisir des données de manière incorrecte, en introduisant des informations inexactes pouvant compromettre la prise de décision.
