Il n'est pas rare que les propriétaires d'entreprise et les fournisseurs de services sous-facturent leurs clients. Par exemple, si vous êtes un concepteur Web et que le projet sur lequel vous travaillez nécessite plus de temps et d'efforts que prévu, vous pouvez demander des frais supplémentaires. Dans ce cas, il est judicieux d’émettre une note de débit ou une note de débit à votre client. Ce document est largement utilisé dans tous les secteurs pour la facturation incrémentielle, les transactions bancaires, etc.
Conseils
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Une note de débit, ou note de débit, est un formulaire établi par les vendeurs pour informer les clients qu'ils n'ont pas été facturés suffisamment. Il a pour rôle de gérer le solde dû sur une facture donnée et de corriger les erreurs de facturation.
Qu'est-ce qu'un mémorandum de débit?
Supposons que vous possédez une agence de marketing numérique et qu'un de vos clients demande des services supplémentaires après avoir passé une commande.Vous pouvez émettre une note de débit ou une nouvelle facture couvrant ces services. Si vous choisissez la première option, il est nécessaire d’enregistrer la note de débit sur le relevé mensuel des comptes débiteurs.
Les banques émettent des notes de débit pour informer les clients des frais de paiement de prêt, des intérêts, des frais de chèques sans provision, des frais de débit et de crédit DDA, etc. Ce document peut également être utilisé pour facturer une commission ou pour compenser un solde créditeur restant dans un compte client. Pensez-y comme une facture informelle.
Débit vs avoirs
En tant que propriétaire d'entreprise, il est important que vous compreniez la différence entre les avoirs et les avoirs. Ce dernier est utilisé pour réduire le montant que l’acheteur doit au vendeur. Les acheteurs enregistrent cette réduction dans le solde de leurs comptes fournisseurs, tandis que les vendeurs l'enregistrent dans le solde de leurs comptes clients.
En général, les entreprises émettent une note de crédit lorsque les frais facturés à un client sont trop élevés. Par exemple, une usine peut émettre une facture de 2 000 dollars pour 200 unités de marchandises, chaque unité coûtant 10 dollars. L'acheteur informe l'usine que cinq unités sont défectueuses. Dans ce cas, l’usine peut émettre un avoir de 50 USD et enregistrer la transaction dans ses comptes clients.
Le montant indiqué dans la note de crédit peut être remboursé à l'acheteur ou affecté à un achat. Tout comme une note de débit, ce document est généralement destiné à une facture précédente. Les deux documents ont pour rôle de corriger les erreurs de facturation et les erreurs de facturation.
Créer un mémo de débit
Une note de débit est relativement simple à créer. Tout d'abord, déterminez combien d'argent votre client doit. Ensuite, choisissez un format, tel qu'un bulletin de versement ou une lettre écrite. Inclure les informations suivantes dans la note de débit:
- Nom du client et informations commerciales
- Le nom de votre entreprise et vos coordonnées
- Numéro d'enregistrement fiscal de votre entreprise
- Numéro de référence client (facultatif)
- Numéro de facture et date
- Brève description des biens ou services achetés
- Montant dû par l'acheteur
- Conditions de paiement, y compris les frais de retard éventuellement applicables
Indiquez la raison pour laquelle vous émettez une note de débit. Décrivez ce qui est dû et pourquoi. Utilisez un ton professionnel. Si la note de débit est liée à une facture précédente, indiquez son numéro dans votre note. Selon vos préférences, vous pouvez utiliser un tableur, un traitement de texte, un logiciel de facturation ou des modèles de notes de débit. De nombreux sites Web, tels que Smartsheet, Template.net et Biztree, proposent des modèles gratuits que vous pouvez personnaliser en fonction de vos besoins. Tout ce que vous avez à faire est de remplir, télécharger et imprimer le formulaire.
Lorsque vous avez terminé, envoyez la note de débit à vos clients. S'ils ne paient pas à temps, créez et envoyez une autre note de débit. Pensez à utiliser un logiciel comme QuickBooks pour conserver des enregistrements précis de vos notes de débit et de crédit, de vos factures et de tout autre document financier.
