Dans les transactions commerciales, il peut arriver que des problèmes surviennent qui ne peuvent pas être facilement résolus par des appels téléphoniques. Des problèmes peuvent survenir liés à la qualité des produits reçus, aux retards de livraison, au service médiocre, aux pénalités de paiement tardif ou à la non réalisation d'une tâche dans les délais impartis. Vous devez mettre vos préoccupations par écrit.
Examinez le bon de commande et l'accord pour connaître les conditions en question concernant des produits ou services pour lesquels vous n'êtes pas satisfait. Si vous avez déjà passé des appels téléphoniques, envoyez une lettre exposant vos problèmes et les réponses du fournisseur.
Écrivez une lettre au fournisseur pour exposer vos préoccupations. Conservez des copies de toutes les lettres que vous envoyez au fournisseur. Après chaque contact, envoyez au vendeur un e-mail de confirmation indiquant les problèmes résolus de manière satisfaisante et les problèmes en suspens. Cela peut être une note courte, mais gardez-le respectueux et professionnel.
Si vous n'êtes pas entièrement satisfait, vous devez codifier vos réclamations dans une lettre d'insatisfaction plus officielle à un fournisseur. Les éléments importants à inclure dans la lettre sont les suivants: termes de l'accord, dates de livraison ou d'exécution, problèmes rencontrés et copies des courriels que vous avez envoyés concernant les problèmes.
Une action en justice est toujours possible pour résoudre un problème avec un fournisseur, mais cela devrait être le dernier recours. Les procès coûtent cher et prennent beaucoup de temps. Si une action en justice est absolument nécessaire, les lettres de plainte du fournisseur constitueront un atout considérable pour votre cas.
Conseils
-
Gardez le ton professionnel et n'utilisez pas de sarcasme ou de menaces. L’objectif est de résoudre les problèmes et non de les exacerber.
