Lorsque vous n’avez plus besoin des services d’un fournisseur, respectez les conditions de votre contrat ou de votre contrat d’origine lors de l’annulation des services. Si vous avez un contrat stipulant un certain délai de préavis, généralement 30 jours, respectez-le également.
Formatez votre lettre
Formatez votre lettre sur du papier à en-tête de la société et adressez-la au propriétaire de la société ou au représentant des ventes qui vous sert de point de contact. Référencez votre numéro de compte, joignez une copie de votre contrat original et indiquez votre demande au début de la lettre. Par exemple, «Selon les termes de notre accord contractuel initial (ci-joint), je fournis Préavis de 30 jours résilier notre contrat de vente (client n ° 11111). Les services ne seront plus nécessaires après le 1er juin 2015. »
Expliquez votre raison
Expliquez pourquoi vous annulez votre service. Par exemple, "Nous avons décidé de prendre nos services de marketing en interne et n’avons plus besoin des services d’une société de conseil."
Si vous annulez en raison d’une mauvaise expérience avec la société et que vous décidez de lui signaler le problème, faites-le de manière professionnelle. Par exemple, «Malheureusement, au cours de nos relations de travail, les livraisons ont toujours été tardives et votre service peu fiable».
Conseils
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Si vous annulez en raison d’un service ou d’un coût médiocre, essayez au moins une fois de faire part de vos préoccupations et permettez au fournisseur de rectifier le problème ou d’offrir un nouveau prix avant de rompre les liens.
Envelopper les choses
Demander une facture finale ou inclure un paiement final dans votre lettre d'annulation. Si du matériel doit être renvoyé ou si vous avez des détails à régler, notez-le dans votre correspondance. Par exemple, «la photocopieuse que nous avons louée à votre société sera disponible à tout moment après le 1er juin.»
Part on Good Conditions
Si vous entretenez de bonnes relations avec votre fournisseur, concluez bien. Par exemple, «Nous apprécions votre service ponctuel constant au cours des dernières années et serons heureux de servir de référence aux futurs clients.»
Si votre relation de travail n’était pas idéale, une signature professionnelle suffit. “Merci pour votre attention rapide à cet accord d'annulation. Je suis impatient de recevoir les derniers documents finalisant notre relation professionnelle."
Conseils
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Pensez à passer un appel téléphonique personnel avant d'envoyer une lettre d'annulation écrite. Cela vous permet de vous séparer à l’amiable et laisse la porte ouverte à une bonne relation future si vous avez à nouveau besoin des services du fournisseur.
