Que vous soyez associé à une école, une organisation ou une entreprise, des fournisseurs vous demanderont peut-être d’utiliser leurs produits ou services. Si vous n'êtes pas intéressé par ce qu'ils ont à vendre, si vous avez une meilleure offre d'un autre vendeur vendant un produit ou un service similaire, ou si vous n'êtes pas intéressé pour le moment, mais souhaitez réexaminer leur offre à l'avenir, vous Vous devez suivre certaines étapes de base lorsque vous communiquez avec un fournisseur que son offre ne vous intéresse pas.
Formatez votre lettre
Formatez votre lettre en style lettre d'affaires officielle. Cela signifie que toute écriture sera alignée à gauche, à simple interligne, avec une ligne blanche entre chaque élément et un paragraphe. Utiliser le papier à en-tête de votre entreprise est préférable.
Incluez votre adresse de retour. La première ligne de votre lettre sera votre adresse postale. La deuxième ligne contiendra votre ville, votre état et votre code postal. Si vous utilisez le papier à en-tête de votre société avec une adresse de retour spécifiée, vous pouvez ignorer cette étape.
Identifiez la date à laquelle vous écrivez la lettre après votre adresse de retour. Pour rester fidèle au format de lettre professionnel, vous devez écrire la date de sorte que le jour soit le premier, le mois et l’année. Aucune virgule n'est nécessaire dans ce format de datation. Laissez une ligne vierge après la date du jour.
Identifiez à qui vous envoyez votre lettre. Cette section comprend cinq lignes. La première ligne contient le nom complet du destinataire. la deuxième ligne identifie son titre (tel que Manager); la troisième ligne identifie l'entreprise pour laquelle l'individu travaille; la quatrième ligne contient l'adresse de la rue; et la cinquième et dernière ligne contient la ville, l’état et le code postal.
Ouvrez et fermez votre lettre correctement. Le message d'accueil le plus communément accepté commence par "Cher", suivi du nom du destinataire sous forme officielle (M. John Smith, Mme Sally Walker), suivi d'un colon. La clôture la plus communément acceptée est "sincèrement" suivi d'une virgule et de trois lignes vierges dans lesquelles vous écrirez votre signature. Suivez votre signature avec votre nom tapé, votre position et votre entreprise.
Composez votre lettre
Expliquez que vous avez lu leur proposition, mais choisissez de passer maintenant.
Expliquez pourquoi vous n'êtes pas intéressé, que ce soit le moment, les besoins actuels ou les coûts. Si le fournisseur sait pourquoi vous n'êtes pas intéressé par cette période, il pourra peut-être proposer une seconde proposition répondant mieux à vos besoins.
Merci au vendeur pour avoir rédigé une proposition. Indiquez à quel moment vous souhaitez avoir de ses nouvelles, si cela vous intéresse.
Attention
Ne prenez aucun engagement dans votre lettre, ceux-ci pouvant être considérés comme juridiquement contraignants.
