Une facture est un document qu'un fournisseur envoie à un acheteur avec une expédition de marchandises. Il présente les éléments inclus dans la livraison et le montant qui leur est dû. Un relevé est un rapport à jour sur ce qu'un client doit encore à un fournisseur.
Différences d'intention
Le principal objectif d’une facture est de demander le paiement à un acheteur. La facture informe également l'acheteur du coût de chaque article inclus dans un bon de commande. C'est la communication du vendeur sur les raisons pour lesquelles l'acheteur doit un montant particulier. Le principal objectif d'une déclaration est d'obliger un acheteur à effectuer un paiement sur compte. Bien qu’un relevé inclue les derniers frais, il informe également l’acheteur des montants encore dus sur des achats antérieurs.
Éléments de facture
Une facture typique comprend un certain nombre d’éléments liés à la commande. Le haut de la facture comprend un en-tête avec le titre de la facture, les coordonnées du fournisseur, ainsi que le nom et le numéro du client. Il a également un numéro de facture à des fins de suivi. La date d'achat, le nom du produit, le numéro du produit, les quantités commandées et le coût unitaire sont détaillés pour chaque bien commandé. Un sous-total pour tous les articles achetés, un montant de taxe sur les ventes et un total final sont généralement affichés au bas de la facture. Il contient des informations sur les conditions de paiement et une adresse de paiement.
Éléments de déclaration
Une déclaration n’est généralement pas aussi complexe et détaillée qu’une facture. Il montre la date de chaque transaction enregistrée pendant la période du relevé. Certaines entreprises n'incluent que les montants impayés sur leurs relevés, tandis que d'autres affichent toutes les transactions d'une période donnée. Le numéro de facture et le total de facture de chaque facture sont détaillés sur le relevé. Cette information permet au client de faire correspondre les factures payées et non payées figurant sur le relevé aux factures et aux reçus. Le relevé comprend également les conditions de paiement et les informations de paiement.
Dates et paiements
Une facture comprend normalement la date à laquelle une commande a été traitée ou expédiée, ainsi qu'une date d'échéance pour le paiement. Une déclaration a une "date de déclaration", qui correspond au jour où la déclaration est finalisée et envoyée à l'acheteur. Il est préférable que les acheteurs paient régulièrement les soldes dus lors de la réception d'une facture plutôt que d'attendre leurs relevés, conseille le comptable Harold Averkamp. Les relevés sont parfois émis avant le traitement des paiements. Ainsi, en payant régulièrement les factures, vous évitez toute confusion quant au fait que le solde a été payé lors de l'arrivée d'un relevé.
