Une lettre d'intention de louer est un résumé des conditions acceptables pour le locateur et le locataire qui cherchent à négocier un bail pour un espace commercial. Il peut être préparé par l'une ou l'autre des parties mais souvent le locataire écrit la lettre après avoir étudié plusieurs options sur le marché et pris la décision de se concentrer sur un seul espace. La lettre d'intention signale au locateur que le locataire veut passer à un accord formel. Une fois signé par les deux parties, le propriétaire demande généralement à son avocat de convertir la lettre d'intention en un contrat de location complet et contraignant qui remplace effectivement la lettre d'intention.
Première étape: organiser l'information
Rassemblez toutes les informations qui ont déjà été transmises entre les parties. Par exemple, le locateur peut avoir proposé au locataire une proposition d’espace et fourni des plans, des images et même un exemple de bail. Le locataire peut avoir recueilli des informations sur le bâtiment auprès de diverses sources, notamment des courtiers, des sources de données en ligne et une inspection personnelle. Plus le locataire déploie d'efforts pour créer une lettre d'intention reflétant avec précision les détails de l'espace et les conditions commerciales, plus rapidement un accord sera trouvé. En outre, une lettre d'intention plus précise se traduit généralement par moins de temps consacré à la correction des erreurs et des incompréhensions lors de la préparation du bail final, ce qui est presque toujours effectué par des avocats rémunérés à l'heure.
Deuxième étape: rassembler les problèmes à résoudre
Énumérez toutes les questions qui seront abordées dans la lettre d'intention. Les problèmes typiques qui nécessitent une clarification dans la lettre d'intention incluent:
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Les locaux
- l'espace loué, qui peut inclure des zones internes et externes telles que des trottoirs ou des quais de chargement et des droits de stationnement
Durée du bail Loyer de base
Les augmentations de loyer sur la durée du bail proposé, appelée révision du loyer
Responsabilité pour les dépenses d'exploitation telles que les services publics, les taxes foncières et l'assurance de dommages
Rénovations - qui paiera pour rendre l'espace utilisable pour les besoins du locataire, plus un calendrier
Utilisations autorisées de l'espace.
De nombreux locataires ont des problèmes spécialisés tels que la signalisation, les heures d'ouverture, la sécurité et l'accès restreint. Tous ces problèmes doivent être identifiés et suffisamment expliqués par le locataire dans la lettre d'intention.
Troisième étape: créer un modèle pour préparer une version finale
Pensez à utiliser un modèle pour préparer la version finale de la lettre d'intention. Le courtier ou l'agent de crédit-bail qui vous aide peut avoir un modèle de lettre ou vous pouvez en trouver un en ligne. Le propriétaire peut également être une ressource à cette étape, en proposant une version standard du bail. Sachant que le contrat de location contient à terme tous les points convenus, le locataire peut utiliser la table des matières du contrat de location comme point de départ de la lettre d'intention. Certains locataires expérimentés, comme une chaîne de restaurants nationale, disposeront d'un document très détaillé, affiné au fil des années.
Quatrième étape: rédiger une simple lettre d'intention de louer
Définissez soigneusement votre proposition liée à chaque problème. À titre d’exemple, sous la rubrique Durée du contrat de location, le locataire peut indiquer qu’il souhaite «louer les locaux pour une période continue de 60 mois, à compter du 1 er juin 2015 au 31 mai 2020». lecteurs du document pour comprendre et interpréter l'offre du locataire. À l'occasion, la lettre d'intention fera référence à une pièce détaillée qui apparaît à la fin de la lettre; un plan d'étage ou un calendrier de location d'année en année.
Cinquième étape: créer une conclusion
Terminez avec un court paragraphe expliquant que les termes exprimés reflètent l’intention mais ne lient pas les parties. Ce point est essentiel - ce que vous faites ici est de vous fiancer, et non de vous marier. Si vous n'aimez pas quelque chose qui est écrit dans le bail, ou si le propriétaire n'accepte pas vos termes, vous pouvez toujours vous retirer de la transaction.
Le dernier paragraphe peut également indiquer un délai pour un accord obligeant le propriétaire à donner une réponse sous une certaine forme avant une certaine date. La réponse peut prendre la forme d'une copie signée de la lettre ou simplement d'un appel téléphonique pour discuter des problèmes. Enfin, assurez-vous de signer la lettre d’intention de louer ou de louer un espace et d’ajouter votre nom et votre titre. Fournir une ligne de signature pour le propriétaire afin qu'il puisse accepter votre offre.
