La création de processus métier reproductibles est un élément important de la création et de la gestion d’une organisation efficace. Des processus métier bien conçus et documentés sont essentiels au succès des activités, qu’il s’agisse d’une petite entreprise de deux ou trois personnes ou d’une grande entreprise comptant des centaines de milliers d’employés. Les entreprises qui ne prennent pas le temps et le soin de créer des processus reproductibles courent le risque de problèmes de qualité et de cohérence.
Définition
Un flux de processus métier est un moyen de visualiser et de documenter les étapes d'un processus métier. Les organigrammes documentent les entrées ou les demandes d'informations, de produits ou de tout autre produit livrable; les étapes de la procédure pour satisfaire cette demande; et la sortie, ou livrable, générée par l'entrée.
Composants
Les composants de base d'un flux de processus métier sont les entrées et les sorties, généralement désignées par des ovales. Certaines méthodologies utilisent des cercles pour indiquer une entrée ou une sortie. Les décisions sont indiquées par des losanges. Les étapes de la procédure pouvant donner lieu à une action sont indiquées par des rectangles dans l'organigramme. Certains flux utilisent des pointes de flèche pour indiquer visuellement la direction du flux de procédure. Dans certains cas, les zones modifiées désignent des éléments tels qu'une étape de procédure nécessitant l'exécution d'un processus de sous-processus métier. Les sous-processus sont documentés avec des flux de processus métier distincts.
Outils
Les outils utilisés pour créer des flux de processus vont des extensions de diagramme de flux dans les traitements de texte aux logiciels de flux de diagramme dédiés tels que Visio ou Calligra Flow. Dans le haut de gamme, le logiciel de planification des ressources d'entreprise dispose souvent de modules dédiés à la création de diagrammes de flux liés à d'autres modules de planification des ressources afin de garantir la satisfaction des besoins en approvisionnement en Kanban ou Just In Time.
Méthodologies
Les méthodologies de flux de processus métiers assurent la cohérence des processus métiers d'une organisation donnée. La plupart des méthodologies reposent sur le choix d'un système ERP ou d'un système de diagramme de flux particulier. Il est courant pour une organisation de définir des méthodologies prenant en charge ses pratiques commerciales uniques, telles que l'inclusion de structures de données dans un flux de processus.
Personnel
La création de flux de processus est un domaine spécialisé. Dans un processus métier bien implémenté, des spécialistes du développement, de la documentation et des projets d'ingénierie - souvent des rédacteurs techniques - écrivent et développent des processus de processus opérationnels précis et utilisables en consultant et en interrogeant des experts. Les personnes étroitement associées à un processus métier ont souvent du mal à se démarquer de leur partie du processus et à visualiser l'ensemble du processus métier d'un point de vue organisationnel. En faisant appel à des spécialistes de la documentation des processus métier, une organisation garantit la création de flux de processus métier qui bénéficieront à l'ensemble de l'organisation, plutôt que d'être ciblés sur une partie particulière de l'organisation.
