Parfois, il est parfois plus facile de comprendre comment fonctionne quelque chose. Les organigrammes de processus identifient chaque étape d'un processus sous une forme écrite semblable à une carte. Les organigrammes de processus peuvent être particulièrement utiles lorsque les organisations souhaitent rationaliser le flux de travail. L'organigramme permet aux décideurs d'identifier chaque étape du processus et de voir également l'interaction des étapes. Le diagramme de processus est quelque chose qui peut être accompli dans n'importe quelle organisation.
Articles dont vous aurez besoin
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Espace de réunion
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Papier
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Des crayons
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Tableau blanc avec des marqueurs
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Notes "poster le type"
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Logiciel de traitement de texte
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Logiciel d'organigramme
Rassemblez les membres de l'équipe dans un espace de réunion calme. L'espace doit être suffisamment grand pour permettre aux membres de l'équipe de se déplacer, suffisamment isolé pour que la discussion n'ait pas d'incidence sur le reste du bureau et que vous disposiez d'un tableau blanc pour afficher le déroulement du processus au cours de la discussion. Chaque membre de l’équipe doit également disposer de notes papier / crayon et «poster».
Informez l'équipe du processus à organiser. Demandez à l'équipe de réfléchir à toutes les étapes du processus. Écrivez les étapes sur le tableau blanc. Ne vous inquiétez pas des étapes suivantes - écrivez simplement chaque étape du processus. Lorsque toutes les étapes du processus sont répertoriées, parvenez à un consensus avec l'équipe pour préciser que chaque étape a été consignée. Ecrivez chaque étape sur une note individuelle "postez-le". Effacer le tableau blanc.
Décidez quelle étape commence le processus. Collez cette étape sur le tableau à l'extrême gauche. Décidez quelle étape termine le processus. Collez cette étape sur le côté droit du tableau. Déterminez la deuxième étape du processus et placez-la à la droite de la première étape. Continuez ce processus à chaque étape jusqu'à ce que toutes les étapes du processus soient placées dans leur ordre séquentiel, de la première étape à gauche à la dernière étape à droite. Ce processus nécessite généralement des compromis entre les membres de l’équipe pour parvenir à un consensus.
Attribuez les symboles appropriés à chaque étape du processus. Un symbole ovale est utilisé au début et à la fin du processus. Écrivez un ovale sur la note de type "post-it" à la première et à la dernière étape du processus. Chaque action ultérieure est identifiée avec le carré. Chaque décision est identifiée par un diamant. Parvenez à un consensus avec chaque membre de l’équipe sur le type de symbole utilisé sur quelle note. Une fois terminé, tracez des lignes de chaque note à la prochaine note du processus.
Analyser l'organigramme. La plupart des processus peuvent être rendus plus efficaces une fois que le processus peut être affiché sur un graphique. Recherchez les étapes en double ou les arrêts de flux de travail inutiles, tels que les approbations du gestionnaire ou les réécritures inutiles.
Utilisez un logiciel de traitement de texte ou un logiciel de graphique de flux pour créer une copie permanente du processus de flux de travail. Enregistrez le diagramme de flux de processus en tant que point de départ pour les améliorations futures du flux de processus.
