Les cartes de flux de processus sont un excellent moyen de documenter des processus répétables. En créant des flux de processus solides et testés, les employés disposeront d'une référence visuelle simple pour résoudre les questions relatives aux processus métier.
Définissez l'entrée ou le déclencheur pour le début du processus technique. C'est la situation ou l'activité qui indiquera le début d'un processus métier. Les déclencheurs valides diffèrent, mais il s’agit souvent d’un appel téléphonique, d’une demande d’informations ou du besoin d’un livrable. Insérez un terminateur ou ovale. C'est le début de votre processus.
Décidez si la prochaine étape de votre processus est une action ou une décision.
Insérez une boîte de processus si l'étape suivante est une action ou un processus. Les boîtes de traitement sont généralement rectangulaires. Si cette étape est un processus documenté sur un autre diagramme, utilisez un processus prédéfini. Un processus prédéfini est un rectangle avec une ligne supplémentaire à chaque extrémité pour indiquer qu'un autre processus prédéfini doit être exécuté avant de continuer dans le flux.
Insérer une boîte de décision si la première étape est une décision. Une boîte de décision est généralement en forme de diamant et est utilisée pour indiquer une décision, telle que "Oui" ou "Non".
Connectez la terminaison initiale à la première étape à l'aide d'une ligne.
Continuez à ajouter et à connecter les boîtes de décision et de processus jusqu'à ce que vous ayez construit une bonne représentation visuelle du processus.
Conseils
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Un certain nombre de symboles d’organigramme plus avancés peuvent convenir à votre processus; Faites référence à une bonne référence si les symboles de processus métier de base ne suffisent pas à documenter correctement votre processus.
Les flux de processus peuvent être créés dans diverses applications, notamment Visio, Excel et PowerPoint, sur les plates-formes PC et Macintosh. Kivio est un système d’organigramme populaire pour les systèmes Unix et Linux.
De nombreux systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP), tels que Baan et SAP, comportent des modules de documentation de processus intégrés.
Attention
Si vous vous écartez des symboles de processus standard, il sera plus difficile pour les personnes familiarisées avec ces symboles de lire vos processus.
