Les mémos sont souvent envoyés à plusieurs personnes à la fois et ne doivent pas être personnalisés, contrairement à une lettre professionnelle. Un mémo commercial est écrit pour donner des instructions ou pour informer un public. Ce public peut être un membre de votre organisation ou un tiers, tel qu'un client. Lors de la rédaction d'un mémo client, il est encore plus important de rester professionnel tout au long de votre mémo et de fournir de nombreuses informations. Des documents supplémentaires, tels que des informations sur votre entreprise, peuvent être inclus dans le mémo du client.
Créez l'en-tête de votre note de service. Les catégories d'en-tête sont À, De, Date et Sujet. La section À doit inclure tous les clients auxquels vous envoyez le mémo. Votre nom va dans la section De. La date à laquelle vous envoyez le mémo doit être écrite après «Date» et le sujet du mémo doit en expliquer clairement l'objectif, tel que «Informations supplémentaires nécessaires au projet de site Web».
Écrivez le premier paragraphe en pensant à votre client. Le premier paragraphe devrait contenir quelques phrases qui expliquent brièvement le but de votre mémo. À l'aide de l'exemple de projet de site Web, vous expliquez le projet sur lequel vous travaillez pour le client, pourquoi vous avez besoin d'informations supplémentaires et en quoi consiste cette information. Ceci est un résumé, donc aucun détail n'a besoin d'être inclus pour le moment.
Écrivez le corps du mémo, qui compte généralement quelques paragraphes. C’est là que vous allez inclure des détails pour la référence du client. Par exemple, vous pouvez parler de l’aspect du projet de site Web avec lequel vous rencontrez des problèmes et des informations spécifiques dont vous avez besoin de la part du client.
Incluez les étapes que le client doit suivre, le cas échéant, dans le dernier paragraphe. Les mémos informatifs, tels que la mise à jour du client sur une nouvelle stratégie d’entreprise, n’auront pas besoin de cette section. Dans l'exemple de projet de site Web, toutefois, vous devrez expliquer au client comment vous préférez que les informations supplémentaires vous soient envoyées. Si aucune action n'est requise de la part du client, vous pouvez donner vos coordonnées au cas où il aurait des questions. N'oubliez pas de le remercier pour son temps.
