L'argent est plus que des pièces de monnaie et des devises dans le monde des affaires. Il comprend également les chèques, les transactions par carte de crédit et les mandats. En utilisant les meilleures techniques de traitement des espèces, vous contribuez à réduire les erreurs et à garantir la responsabilité, même si le montant des liquidités que vous manipulez est faible. En créant et en mettant en œuvre des contrôles de gestion des espèces, vous pouvez créer un processus efficace pour gérer les paiements sortants et l'argent que vous recevez.
Comptabilité en espèces
Gardez une trace des personnes qui ont accès aux fonds d’une entreprise et notez les responsabilités de chaque personne en matière de traitement des espèces. Vous devez savoir à tout moment où se trouve l’argent de votre entreprise et être en mesure de retracer des irrégularités à des personnes spécifiques. Vous pouvez y parvenir en veillant à ce que chaque paiement ait un reçu de caisse émis et enregistré, en donnant à chaque client un reçu et en documentant tout virement. Un superviseur doit toujours approuver les transactions annulées ou remboursées et vérifier les dépôts en espèces.
Séparation des droits
Quand un ou deux ont la responsabilité de manipuler de l'argent, le risque de fraude est plus grand. En séparant les tâches de traitement des espèces entre plusieurs personnes, une seule personne ne peut pas contrôler le processus de traitement des espèces. Demandez à différentes personnes d’enregistrer des paiements en espèces dans des registres de comptabilité, de recevoir de l’argent, de déposer des fonds, de rapprocher des paiements en espèces dans des registres de comptabilité, de payer des factures et de distribuer des chèques de paie. Lorsque vous séparez les tâches liées au traitement des espèces, chaque personne est responsable envers les autres dans le processus de traitement des espèces.
Rapprochement de caisse
Lorsque vous avez mis en place des pratiques de rapprochement des liquidités, vous pouvez confirmer que les employés ont correctement enregistré les opérations en espèces et disposer d'un système de contrôles et équilibres. Au minimum, vous devriez vérifier vos relevés bancaires par rapport à vos encaissements et vos dépôts mensuellement. En plus d'enregistrer les paiements en espèces dès que vous les recevez, comptez et balancez vos encaissements chaque jour et comparez tous les encaissements avec des bordereaux de dépôt. En plus du rapprochement mensuel prévu, effectuez une vérification surprise des registres comptables tous les mois.
Sécurité
Chaque fois qu'une entreprise manipule de l'argent, il est important de garder l'argent et les employés en sécurité. Pour protéger vos actifs financiers, effectuez toujours une vérification des antécédents des employés potentiels avant de prolonger les offres d’emploi. Conservez toujours vos fonds dans un endroit sûr et décrivez votre politique en matière de traitement des espèces dans le manuel de l’employé. Limitez le plus possible le nombre de personnes qui ont accès à de l'argent et donnez des mots de passe et des combinaisons au personnel approuvé. Chaque année, ou chaque fois qu'un employé manipulant de l'argent quitte l'entreprise, modifiez toutes les combinaisons et tous les mots de passe. Lorsqu'un employé compte en espèces, il doit le faire dans un endroit inaccessible au public ou aux clients. Lorsque vous transportez de l'argent d'un endroit à un autre, souhaitez effectuer un dépôt ou si votre entreprise dispose d'un grand campus, utilisez le système de surveillance mutuelle. Minimisez toujours le montant des liquidités dans votre entreprise pendant la nuit afin de ne pas subir de perte importante en cas d’incendie ou de vol.
