Les organisations qui ont un processus de gestion des contrats en place peuvent économiser du temps et de l’argent et ont donc un avantage sur le marché. Un processus de gestion de contrat sain repose sur un emplacement central où tous les termes du contrat sont facilement accessibles.
Analyser le contrat
Passez en revue le contrat pour vous assurer qu'il contient toutes les informations pertinentes. Un contrat solide définit clairement les rôles et les responsabilités des organisations et des individus. Il devrait détailler tous les délais et échéances, déterminer la manière dont les produits livrables seront mesurés et définir clairement les modalités de paiement.
Comprendre le fond
Prendre le temps de discuter au sein de l'organisation du rôle du fournisseur de services et de la relation qui s'est développée aidera à définir les termes du contrat. Si nécessaire, rencontrez le fournisseur de services pour identifier les problèmes en suspens. Une relation solide avec le fournisseur de services peut aider à élaborer un contrat avantageux pour les deux parties.
Établir des protocoles de surveillance
Assurez-vous que des systèmes sont en place pour collecter les données, surveiller les délais, rendre compte des performances et organiser la comptabilité. Des procédures bien définies permettent d'économiser du temps et de l'argent.
Obtenir la documentation nécessaire
Dès le début d'un contrat, il est essentiel d'identifier toutes les licences et la documentation nécessaires, de confirmer que toutes les informations sont à jour et de les partager avec le fournisseur de services.
Informer toutes les parties
Les membres de l'équipe de gestion des contrats et les autres parties prenantes doivent être informés au préalable de leurs responsabilités dans le processus contractuel. Les responsabilités tout au long de la durée du contrat doivent être clairement définies afin que tous les membres de l’équipe comprennent leurs responsabilités.
Gérer les problèmes
Lorsque le contrat est signé, tous les problèmes non résolus doivent être traités de manière à ne pas causer de problèmes pendant la durée du contrat. Les problèmes non résolus au moment de la signature du contrat doivent être consignés par écrit et la solution et le calendrier convenus. C’est également un bon moment pour identifier les éléments du contrat qui seront laissés pour un développement futur. Tout élément nécessitant une modification du contrat initial doit être soigneusement enregistré et géré.
Évaluer la transition
Une phase de transition sera présente dans certains contrats. À la fin de cette phase, les parties devraient se rencontrer pour évaluer la performance globale du contrat. Dans certains cas, la période de transition correspond à la définition des derniers détails du contrat; dans ces cas, une évaluation approfondie de la période de transition est essentielle. C’est également le moment de déterminer les arrangements contractuels, tels que les ressources nécessaires.
Évaluer la performance
La gestion de la performance doit être continue tout au long du contrat. L'évaluation continue des données de performance, la poursuite de ce qui fonctionne et la correction de ce qui ne l'est pas, aideront à recréer des conditions de contrat avantageuses pour toutes les parties.
Gérer les variations
Tous les contrats devraient inclure des dispositions relatives aux modifications, qui ne devraient être autorisées que dans des cas définis. Les variations de contrat doivent toujours être définies par écrit par un amendement formel. Un processus standard de gestion des modifications doit être en place pour toutes les variantes.
