Tout type d’organisation repose sur une structure, d’une association de propriétaires locaux à une multinationale. La formalité de cette structure dépend du choix de sa direction. Les structures peuvent varier en formalité, certains groupes n’ayant aucune règle, d’autres étant documentés et signés par chaque nouvel employé. Pour décider du type de structure organisationnelle que votre entreprise devrait avoir, il peut être utile de connaître vos options.
Système formel vs système informel
Souvent, la structure organisationnelle d’une entreprise crée un précédent pour la culture de travail dans son ensemble. Au fur et à mesure que vous décrivez votre structure au cours du processus d’entretien, vous attirerez naturellement le type d’employés qui préfèrent travailler dans ce type d’environnement, et ces travailleurs vous recommanderont à d’autres. Une structure organisationnelle formelle est une structure qui a des processus soigneusement documentés, des organigrammes détaillant la chaîne de commandement aux descriptions de poste spécifiques à chaque poste.
Dans une culture de travail informelle, ces hiérarchies peuvent même ne jamais être discutées. Un propriétaire d’entreprise solo peut embaucher son premier employé sans jamais indiquer à haute voix où il s’intégrera dans l’organigramme de l’entreprise. Alors que de plus en plus d'employés sont embauchés et que l'entreprise se développe, certaines entreprises ne traitent jamais officiellement ces problèmes. Bien sûr, de nombreuses organisations se situent quelque part entre ces deux extrêmes, discutant peut-être des employés qui rapportent à qui sans jamais le mettre par écrit.
Avantages des structures de travail formel
La structure peut aider une organisation à fonctionner correctement, tous les membres sachant exactement où aller s’ils ont besoin d’aide ou ont des préoccupations. Pour les dirigeants, cela signifie être en mesure de mettre en place une structure où les autres gestionnaires motivent et assistent les employés, plutôt que de faire en sorte que tout le monde vienne aux plus hauts responsables. Un responsable de niveau supérieur peut organiser des réunions avec l’ensemble de l’équipe de gestion, puis filtrer les informations sur les employés situés au-dessous d’eux. Cela permet d'économiser du temps et de l'argent en permettant aux dirigeants de se concentrer sur des objectifs spécifiques pour la croissance de l'entreprise.
Si vous dirigez une entreprise, vous constaterez peut-être qu'une structure de travail formelle vous permet d'être mieux organisé. Si vous définissez par écrit vos objectifs, votre organigramme ainsi que vos politiques et procédures, vous constaterez que vous les revisitez régulièrement pour vous assurer de rester sur la bonne voie. Tout documenter vous aidera également si vous contactez les investisseurs ou demandez un prêt bancaire pour développer votre entreprise. Vous aurez la paperasse nécessaire pour montrer que votre entreprise a une structure solide en place.
Avantages des structures de travail informelles
Lorsqu’on discute des avantages et des inconvénients des groupes formels et informels, le concept de flexibilité semble toujours apparaître. L'un des principaux inconvénients d'une structure de travail formelle est qu'elle tend à mettre en place une bureaucratie capable de ralentir les opérations. Si un employé doit contacter un superviseur avec un problème et attendre que celui-ci progresse dans la chaîne, la progression ralentit et l'entreprise peut alors faire face à des problèmes. L'information peut également être perdue à mesure qu'elle monte ou descend, des détails importants sont oubliés ou deviennent asymétriques.
Cependant, le principal avantage d'une structure de travail informelle est la flexibilité. Plutôt que d'avoir des processus immuables, votre entreprise a la liberté de changer au fur et à mesure que l'organisation fluctue. Cela signifie également que si vous rencontrez un changement majeur, votre équipe sera en mesure de corriger et de combler rapidement ces lacunes, sans avoir à attendre pour aller de l'avant jusqu'à ce que vous ayez réaligné la structure de votre entreprise.
Qu'est-ce que la culture de travail?
Donner le ton pour tout ce que votre entreprise fait est sa culture de travail. La culture fait référence aux convictions fondamentales qui animent votre organisation, des décisions que vous prenez à la tenue vestimentaire que vous avez mise en place et que vos employés doivent suivre. Si vous avez fondé et construit l'entreprise vous-même, votre culture de travail est probablement le reflet direct de votre personnalité et de vos valeurs fondamentales. Lorsque vous recrutez du personnel, vous pouvez charger votre équipe de personnes qui reflètent également ces valeurs, que vous le fassiez de manière consciente ou non.
Cependant, même avec les meilleures intentions du monde, il vous sera probablement difficile de maintenir cette culture de travail à mesure que votre entreprise se développe. Il peut s’agir simplement d’une personne qui ne correspond pas tout à fait au groupe, ou de recruter un nouveau client qui met à rude épreuve l’environnement de travail positif et occasionnel pour lequel vous avez travaillé si durement. Plus vous comprendrez la culture de travail que vous vous efforcez de maintenir, plus vite vous pourrez remettre les choses en ordre.
Cultures de travail formel
Puisque la culture de travail est étroitement liée à la structure, il est important de discuter des avantages d’une culture formelle. Alors que de plus en plus d’entreprises ont milité pour une culture du travail informel, il est devenu évident que c’est une configuration qui ne fonctionne pas pour toutes les entreprises. En fait, certaines organisations sont beaucoup mieux adaptées à une structure formelle. Un cabinet juridique ou comptable, par exemple, peut estimer qu'une culture de travail formelle convient mieux à ses propres employés.
Non seulement la culture de travail formelle fonctionne le mieux pour les employés qui préfèrent la structure, mais elle aide également les entreprises à attirer des clients qui insistent sur des cultures de travail formelles. Une entreprise peut également trouver plus facile d’obtenir de l’argent d’investissement lorsqu’elle a une configuration plus formelle, étant donné que des investisseurs plus traditionnels peuvent être attirés par la structure fournie.
Cultures de travail informelles
Au cours des dernières années, les entreprises ont évolué vers un environnement plus informel, des études liant certaines cultures de travail à un moral amélioré. Une culture de travail positive repose sur l'engagement des employés, ce qui signifie que les employés doivent être impliqués dans la construction et la croissance de l'entreprise. La culture informelle va au-delà des codes vestimentaires décontractés et des salles de pause remplies d'avantages en incluant des horaires de travail flexibles et des politiques de porte ouverte.
Dans une culture de travail informelle, l’objectif principal est la satisfaction des employés, mais il est important de veiller à ce que ce type d’environnement corresponde à votre personnalité ainsi qu’aux préférences de vos employés. Cela peut impliquer de temps en temps d’ajuster votre fonctionnement ou de repenser certaines de vos pratiques d’embauche. Vous constaterez peut-être que l'ajout de quelques sous-traitants ou d'agents complets distants convient mieux à l'environnement que vous essayez de créer, par exemple. Quoi qu'il en soit, une culture de travail informelle vous donnera la flexibilité nécessaire pour effectuer ces changements.
Définition de la structure dans un environnement informel
L'élimination de la structure ne signifie pas que vous n'offrez pas d'indications sur ce que l'on attend de chaque employé ni de commentaires sur ses performances. L’une des meilleures choses à faire en matière de documentation officielle est de l’utiliser pour guider vos employés. En plus de rédiger par écrit vos politiques en matière de ressources humaines concernant, par exemple, le temps des vacances, vous devez également définir les attentes de chaque poste en matière d’emploi, afin de guider vos travailleurs dans l’exécution de leurs tâches. Cela vous donnera également un point de départ au moment de donner votre avis sur le travail effectué par un employé.
Cependant, ce retour va dans les deux sens. Les entreprises qui réussissent investissent dans des mécanismes de retour d’information permettant aux employés de faire savoir à leur direction comment ils vont. Plutôt que de simplement attendre de savoir si leurs gestionnaires sont satisfaits de leur performance au travail, les employés sont autorisés à donner régulièrement des informations sur ce qu’ils pensent de la culture de travail et de leurs propres rôles au sein de celle-ci. Lorsque leurs modifications sont mises en œuvre, les employés se sentent plus impliqués car ils voient qu’ils font partie du fonctionnement de l’organisation.
