La documentation de processus est l'enregistrement des processus qu'une entreprise effectue régulièrement. Généralement créé pour former les employés, traiter la documentation et la formation peut parfois prendre du temps à d’autres activités. Cependant, résoudre les problèmes causés par des employés qui n'ont pas reçu une formation adéquate ou qui n'ont pas compris la bonne façon de mener à bien un processus peut également prendre du temps.
L'intégration
Les organisations consistent en une série de processus intégrés pour atteindre un objectif global. La documentation des processus implique l'enregistrement de ces différents processus afin que les organisations puissent comprendre leur fonctionnement et également concevoir des stratégies pour les améliorer.
Clarté
Les processus doivent être consignés de manière claire et convaincante, car ils peuvent également aider à définir les changements nécessaires dans la manière dont les employés les effectuent. La direction peut parfois développer des documentations de processus dans des manuels de formation pour former les nouveaux employés.
Actionable
La documentation des processus doit être exploitable afin que les personnes qui n'ont jamais exécuté ces processus puissent les exécuter. La raison pour laquelle certains produits sont identiques dans toute une chaîne de magasins est que le processus de création de ces produits - une tasse de café, par exemple - a été clairement documenté de manière à permettre à d’autres de créer des copies du produit. La documentation des processus doit être exploitable pour aider les gestionnaires à former les employés.
Cause et effet
La documentation des processus doit être écrite pour définir clairement la nature de cause à effet des processus. Les processus doivent être documentés de manière isolée et documentée afin d'expliquer les relations entre les différents processus. Par exemple, une organisation peut souhaiter comprendre en quoi son processus de réunion influe sur l’ouverture des discussions de la société.
Omission
Ceux qui créent la documentation de processus doivent également savoir quoi omettre dans la documentation de processus. Par exemple, certains processus sont si simples qu’ils n’ont pas besoin d’être décrits. Les autres processus ne doivent pas nécessairement être effectués correctement à chaque fois.
Processus et formation
Les responsables peuvent souvent combiner la documentation de processus et la formation. La documentation des processus peut faire gagner du temps aux travailleurs qui pourraient effectuer d'autres tâches au lieu d'utiliser le temps consacré à la formation. Cependant, la documentation de processus n'explique pas toujours les informations suffisamment clairement aux employés. Souvent, il doit être associé à une formation pratique pour que les informations soient clairement comprises par les nouveaux employés.
