Un employeur qui offre un remboursement des frais de scolarité permet à ses employés de poursuivre leurs études tout en payant une partie ou la totalité de leurs dépenses. Ces programmes permettent aux employés d’élargir leurs compétences et d’accroître leur valeur tout en offrant aux employeurs des travailleurs hautement qualifiés. L'IRS a des règles spécifiques sur la façon dont les employeurs et les employés déclarent les paiements de remboursement des frais de scolarité.
Comment fonctionne le remboursement des frais de scolarité
Les employés doivent soumettre une demande de remboursement des frais de scolarité avant de s'inscrire. L'application indique à l'employeur l'institution à laquelle l'employé souhaite assister, les cours qu'il souhaite suivre et l'impact de ces cours sur ses tâches. L'employeur exigera souvent que l'employé maintienne une moyenne pondérée spécifique pour pouvoir prétendre à un remboursement. L'accord de remboursement des frais de scolarité précisera également la période de remboursement et toutes les conditions qui obligeraient l'employé à rembourser le montant remboursé, par exemple une cessation d'emploi.
Avantages fiscaux pour l'employeur
Le programme de remboursement des frais de scolarité permet aux employeurs d'améliorer la qualité de leurs effectifs tout en réduisant leur fardeau fiscal global. L'IRS permet aux employeurs de déduire de leur revenu imposable les fonds consacrés au remboursement des frais de scolarité. Les employeurs peuvent également exclure les salaires de leurs employés du remboursement de leurs frais de scolarité s'ils sont inscrits à des cours de premier cycle ou de cycles supérieurs au titre de l’exclusion du programme d’assistance scolaire. Lorsque les entreprises comprennent comment appliquer efficacement les programmes de remboursement des frais de scolarité, elles peuvent utiliser des politiques fiscales favorables pour investir dans leurs employés sans réduire les bénéfices nets.
Avantages fiscaux pour les employés
Outre les avantages éducatifs d'un programme de remboursement des frais de scolarité, l'employé bénéficie également d'avantages fiscaux substantiels.L'exclusion des avantages sociaux liés aux conditions de travail en éducation permet à un employeur d'exclure le montant qu'un employé reçoit en remboursement des frais de scolarité de la rémunération imposable de cet employé sur le formulaire W-2 de fin d'année. En réalité, le remboursement des frais de scolarité devient un revenu non imposable pour l'employé, à condition que le montant de ce remboursement réponde aux critères d'une déduction pour l'employeur.
Règles et limitations
Le remboursement des frais de scolarité couvre généralement des frais tels que les frais de scolarité, les livres, les frais d'inscription et les frais de laboratoire, mais pas les frais de logement et repas, de nourriture et de voyage. L’IRS limite l’avantage fiscal relatif au remboursement des frais de scolarité à 5 250 dollars par employé et par an. L’agence fiscale demande également aux employeurs de fournir des documents attestant que leurs paiements de remboursement des frais de scolarité ont été versés aux employés qui suivent des cours correspondant à leur classification et restreignent les avantages fiscaux des programmes de remboursement des frais de scolarité pour les non-employés, y compris les bénévoles et les entrepreneurs indépendants.
