Les contrôles internes sont des revues, procédures ou directives destinées à protéger et à protéger les informations commerciales et financières d’une entreprise. Les propriétaires et responsables d’entreprises sont responsables de l’élaboration et de la mise en œuvre de contrôles internes visant à réduire les coûts et à réduire ou éviter les problèmes. Les stocks représentent un actif physique coûteux et considérable pour la plupart des entreprises. Les contrôles internes sont nécessaires pour les stocks, car les entreprises peuvent rarement survivre si elles perdent systématiquement leurs stocks en raison d'un vol, d'une détérioration ou de leur obsolescence.
Systeme d'inventaire
Les systèmes d’inventaire sont des méthodes comptables permettant de gérer les transactions financières relatives aux articles d’inventaire physique d’une entreprise. Deux systèmes communs sont les systèmes périodiques et perpétuels. Les systèmes d'inventaire périodiques mettent à jour le livre de comptes une fois par mois ou tous les trimestres. Le système d’inventaire permanent, qui met à jour l’inventaire après chaque achat, vente et ajustement, est une méthode plus efficace et plus contrôlable. Les systèmes d’inventaire donnent aux propriétaires et aux gestionnaires une meilleure idée du coût de l’inventaire et de ses effets sur le bilan, élément important des contrôles internes.
Processus de commande
Les contrôles internes créent des limitations spécifiques au processus de commande des stocks d’une entreprise. Les propriétaires et les gestionnaires divisent généralement les tâches de commande d'inventaire entre plusieurs employés. Cela garantit qu'une personne ne commande pas l'inventaire et ne le vole pas à mesure qu'il entre dans l'entrepôt de l'entreprise. La séparation du bon de commande et du processus de paiement est également importante, puisqu'un employé peut "commander" des stocks auprès d'une fausse entreprise et envoyer le paiement dans un casier postal loué par l'employé.
Espace de rangement
Le stockage est une procédure de contrôle d'inventaire physique. Les entreprises doivent trouver des entrepôts et des distributeurs sécurisés, afin que leurs stocks ne soient ni volés ni endommagés. Un entreposage adéquat garantit également à la société un espace suffisant pour recevoir et stocker correctement les produits d'inventaire. Les entreprises doivent disposer de suffisamment d'espace pour conduire des chariots élévateurs, déplacer des palettes et permettre aux travailleurs de traverser l'entrepôt en toute sécurité, sans endommager les stocks.
Comptes physiques
Les comptes physiques rapprochent le grand livre de comptabilité de la société avec la quantité réelle d’inventaire disponible. Les entreprises utilisent généralement des comptages de cycles ou des inventaires annuels pour ce processus. Les comptages de cycles sont des comptages permanents, les entreprises obligeant leurs employés à compter un nombre spécifique d'articles chaque semaine. Les articles de grande valeur ou populaires peuvent être une caractéristique constante du nombre de cycles pour assurer que ces articles ne sont pas compris. Les comptages physiques annuels ont lieu une fois par an, lorsque l'entreprise comptabilise l'intégralité de son inventaire en une seule fois plutôt qu'un processus de comptage hebdomadaire.
